いくらやってもやっても、仕事が終わらない！
仕事量が多すぎる！と発狂しそうになっている方へ。
なぜそんなに仕事量が多いのか、減らす方法はないのか、一緒に考えていきましょう。
人が足りなくて仕事量が多いのか、自分の仕事のやり方を見直す必要があるのか、その理由によって対処法が違ってきます。
こんなに仕事量が多いと、いつか壊れてしまうのでは？と心配だと思いますが、仕事を減らす方法はあるのです。
Contents
仕事量が多すぎるそもそもの原因
仕事量を100として、人員が80しかいなければ、人に対して仕事の量が多すぎるということになります。
これは、主に会社に責任があります。
労働契約法には、「安全配慮義務」というものがあり、従業員が安全に仕事ができるよう、必要な配慮をしなくてはならないのです。
確かに働き手の不足という問題もあるかもしれませんが、仕事を探している人もたくさんいるはずです。
経費を削減するために人を確保しないなら、それは会社が安全配慮義務を怠っているということに他ならないでしょう。
また、働き方改革と言いつつ、残業することだけを禁止して、仕事量を減らさないというのも問題です。
圧倒的に仕事と人員のバランスが悪いという場合は、会社の責任。
今、これだけの労力でこんな仕事量を抱えていますが、無理があるということを、実例を示して上司に説明し、バランスを見直してもらうよう話をしてみましょう。
自分だけが仕事量が多すぎる原因
周囲はそれほどでもないのに、なんだか自分だけがいつも残業が多い、仕事がいつまでも終わらないと感じているのなら、仕事のやり方を見直してみた方がいいこともあります。
このようなことに思い当たりませんか？
仕事を抱えすぎ
誰かに仕事を頼まれた時、それほど余裕がないとわかっていながら、断れずに受けてしまうことはないでしょうか？
もしくは、できると思って引き受けたけれど、結局終わらずに困ってしまうということがよくあるなら、それは自分のキャパを超えて、仕事を抱えているということになります。
周囲の人もそれをわかっていながら、あの人に頼めばやってくれるから、と思って頼みがちなのです。
いくら仕事ができる人でも、一人でできることには限りがあるので、自分が捌ける仕事の量を客観的に把握するというのは、非常に大事なことです。
わからないことをわからないまま進めている
ここは確認した方がいいかな？と思いつつ、忙しそうにしている上司に声をかけづらくて、そのまま進めてしまうということがありませんか？
理解を深めた状態でやれば1時間で終わる仕事なのに、これはどうすればいいんだろうと迷いながらやっていると、2倍、3倍の時間がかかることも。
必要に時間がかかるのは、やるべきことがわかっていないからです。
書類探しなど無駄な時間を使っている
デスクの上や周りは、きちんと片付いていますか？
書類が山のように積み上がっていると、どこに何があるかわからなくて、探し物に無駄な時間をかけてしまいます。
事務用品などの通販「たのめーる」で知られる大塚商会の行った調査によると、会社に勤めている人たちは、年間に150時間も探し物に時間を費やしているのだとか。
1日あたりにすると30分以上になります。
毎日これだけの時間を探し物に費やしているのは、非常にもったいないです。
また、パソコンの中も同様で、「あの書類、どのフォルダに入れたっけ…」と探しているうちにどんどん時間が過ぎていく、ということもあると思います。
仕事に関する整理整頓ができていないことも、仕事量を増やす隠れた原因なのです。
小さな無駄が多い
- 業務日誌の付け方
- 会議の議事録の作り方
- 返信メールの書き方
など、日々やっている業務の中に、小さな無駄が隠れています。
例えば、テンプレート化できるものを一から書いているとか、大した内容ではないのに、メールの文面でウンウン悩んでいるとか。
その無駄な時間、たとえ2〜3分だとしても、積もり積もれば相当な時間になります。
1日に30分も無駄になっているとしたら、1週間で2時間以上も無駄が出るということです。
そんな時間があれば、書類の一つでも作れるでしょう。
実はもっと効率化できるところがあるのに、それに気がついていないという場合があります。
今日からできる、多すぎる仕事量を減らす方法
- きっとどこかに無駄がある！
- やらなくていいことをやっている可能性がある！
という視点を持ちましょう。
諦めてしまうと、できることもできなくなるので、きっと仕事は減らせるという前提で取り掛かります。
自分ができる量を見極めできないことはできないと断る勇気を持つ
まずはキャパオーバーにならないよう、自分ができる範囲はどこまでなのかを、正確に把握することが大切です。
今抱えている仕事で手一杯なら、頼まれても受けてはいけないのです。
しかし、頼まれたら断れない性格の人は、できないかも…と思いつつも受けてしまうので、考え方を変える練習をしましょう。
断ったら嫌われるのでは、という気持ちがどこかにありませんか？
しかし、できないことを引き受けてしまうよりも、できないことはできないと断った方が、仕事の人間関係においてはプラスになることが多いです。
あまり波風を立てたくない、角が立たない断り方をしたい時には、次のように言ってみてください。
「今、○○という仕事を抱えていまして、その納期が来週なのです。どうしても手一杯で、申し訳ありませんが、今は他の仕事に着手する余裕がありません。この仕事が一段落すれば、お手伝いできるのですが、いかがでしょうか？」
今はできません！と断ってしまうのは、申し訳ないような気がすると思いますので、いつならできるかという代替案を出すことで、同じ断るにしても、相手の心証も違ってくるでしょう。
わからないことは早く解決する
確かに、忙しそうにしている人に声はかけづらいと思います。
しかし、わからないことをそのままにして、仕事に時間をかけるより、忙しそうでも声をかけた方がいいでしょう。
ここは、仕事の話なのだからと割り切ることが大切です。
わかっていないのに聞かずに仕事を進めるよりも、きちんと聞いてくる人の方が評価をされるというメリットもあります。
机やパソコンの中の整理整頓をする
- いらない書類は捨てる（PDFなどデータ化する）
- 使ったものは元の場所に戻す
- トレイや小さな収納ボックスを使って、文房具類の定位置を決める
- 細かいものは机の引き出しに仕切りなどを入れてわかりやすく入れる
などの工夫をしてみましょう。
そして、帰る前に、机の上をサッと片付けて帰る習慣をつけてみてください。
それだけでも、散らかるのを防げます。
パソコン内の整理は、フォルダの整理から。
業務の種類ごとに1階層目のフォルダを作り、その下に細かい項目ごとのフォルダを作ります。
ファイルを入れるときには「内容名-日付」というように、自分なりのルールを作っておくと探しやすいです。
小さなことでも効率化できることはないか考える
まず、こんなことやっても大したことないのでは？という考えを捨てて、小さなことでいいから時間を節約していこう！という気持ちを持ちます。
そして、できそうなことを一つずつやっていきましょう。
- パソコンでよく使う言葉は単語登録をする
- ブラインドタッチができるようにする
- ショートカットキーを駆使してマウスを使う回数を少なくする
- メールでよく使う文面はテンプレートを作っておく
- 業務日誌は、よく書くことをリスト化しておき、チェックするだけにする。気づいたことがあった時だけ追記する。
- 誰でもできる仕事こそマニュアル化し、いちいち人に聞かなくてもできるようにする
- 書類整理の時間をなくすため、紙の保管からPDFなどデータ化する
他にも、意外と時間がかかっていそうだなと思う業務をどんどん効率化していきましょう。
まとめ：仕事量が多すぎると感じるときは小さな無駄に目を向けて
今ある仕事を、誰かに任せることができるなら、とっくにしているはずです。
しかしそれができない、人は増えない、だから仕事量が多くて困っているのだと思います。
1日でできる仕事の量にも限界があるので、どこかに無駄はないか、やらなくていいことまでやっていないだろうか？と考えてみましょう。
人に頼まれると断れずに、つい仕事を受けてしまう人は断る練習を、小さな無駄がありそうだなと思う人は徹底して効率化することを実践すると、少しずつでも仕事量は減っていくはずです。
本当は会社が人を増やしてくれれば一番いいのですが、それが期待できない今、小さいことだけれども自分でできそうなことからやっていけば、仕事は減らすことができるのです。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。