仕事の悩み

仕事が忙しいのはやり方の問題?スムーズに仕事を進めるには

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仕事が忙しくて全く気の休まる暇がないとか、休暇を取る余裕もないとお悩みではありませんか?

もちろん、人手が足りなくて、仕事の絶対量が多い場合もあるのですが、もしかしたら、仕事が忙しいのは、仕事のやり方を見直した方がいいということかもしれません

仕事ができる人は時間の使い方が上手で、人に仕事を振るのも得意です。

段取り上手な人やスケジュールを立てるのが上手な人を見習って、時間を効率的に使えるようになれば、忙しい人から卒業できるでしょう。

仕事ができる人は忙しそうにしていない

仕事ができる人は忙しそうにしていない

そんなに忙しくしているようには見えないし、残業も多くないのに、仕事ができると評価されている人がいます。

仕事ができる人というのは、仕事を詰め込んで忙しくしていることはなく、余裕を持って仕事をしているので、成果が出せるのです。

  • 息抜きが上手
  • 集中のしどころがわかっている
  • 効率化を考えて仕事をしている
  • 仕事を断る勇気を持っている

仕事ができる人は、こんな特徴を持っています。

また、プライベートを充実させることも休憩も大事だとわかっていますので、やるべき時とそうでない時と、メリハリをつけて仕事をしています。

だから、忙しそうに見えないのに、仕事はきっちりできるのです。

逆に、いつも忙しそうにしている人は、力の抜きどころがわかっていません

闇雲に仕事を抱え込み、結局は本来やるべきこともできなくなってしまうという、中途半端な仕事のやり方になっていることがあります。

仕事ができる人と、忙しいけどできない人の違いは、自分が担当している仕事に対する責任感の違い、といってもいいかもしれません。

本来の担当ではないことに時間を割かず、目の前にある仕事にどれだけの力を集中させられるかで、成果の出方が違ってきます。

やり方がよくないかも?仕事が忙しい理由は自分にある

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もしも、同じくらいの仕事量を持っているはずなのに、自分だけがいつも忙しいと感じるならば、それは自分の仕事のやり方が原因の可能性があります。

何からやればいいかをわかっていない

仕事ができる人が忙しそうに見えないのは、忙しくないのではなく、計画的に仕事をこなせているからです。

逆に、いつも仕事が忙しいと感じている人は、今やるべきこととそうでないことがごっちゃになっていて、計画的に仕事ができていません。

何からやるべきか、整理ができていないので、バタバタといつも忙しくなってしまうのです。

仕事が片付かないばかりか、ミスも多くなり、周りに迷惑をかけてしまうことも多いのではないでしょうか。

仕事には優先順位がありますので、常に整理しておくことが必要です。

スケジュールに余裕がない

仕事が忙しい人は、一見きれいに予定を立てているように見えて、時間の使い方があまり上手ではないのです。

仕事は不測の事態が起きるもので、想定外のことによって、自分が予定した通りには進まないもの。

仕事ができる人は、それも織り込んだ上で予定を立てているので、スムーズにことが進みます

しかし仕事が忙しい人は、スケジュールに余裕がないので、予定外のことが一つでも起きると、他のことが全てずれてしまうのです。

常に時間に追われ、「忙しい」が口癖になっています。

効率化を考えていないから時間だけがかかる

仕事が忙しい人は、準備に時間をあまりかけない傾向があります。

目の前のことにとりあえず手をつけてしまい、効率を考えずに進めてしまうため、二度手間なことをして余計に忙しくなってしまいます

行き当たりばったりな仕事のやり方なので、後で追加作業が発生した場合などに対応できません。

やたらと時間がかかった割には、成果物がそれほど良くはないという結果になりがちです。

なんでも一人で抱え込んでしまう

仕事を頼まれると嫌と言えないのも、忙しい人の特徴です。

自分で直接やらなくていいことまで一人で抱え込んでしまうため、物理的に時間が足りなくなります

断れないとか人がいいといえば聞こえはいいのですが、決してそうではありません。

本当にいい仕事をしようと思ったら、今本当にやるべき仕事に集中することが大切ですが、その判断ができないのです。

そこにつけ込んで、仕事を振ってくる人もいますが、断れずに一人で抱えこみ、時間が足りなくなって満足の行く仕事ができなくなります。

仕事が忙しい人はどうすればいいか?5つの対策法

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仕事が忙しくなる理由がわかれば、もう大丈夫です。

その理由を一つずつ潰していきましょう。

一度仕事を整理して優先順位をつける

いったん、自分が持っている仕事の棚卸をして見ましょう。

どれが重要で、どれが後回しでも大丈夫なのか、時間をかけて整理することで、かえって楽になります

根回しの必要なものなどは、先に手をつけておかないと後々面倒なことになりますし、自分一人でできることなら、後回しでも大丈夫。

そんな風に、手持ちの仕事の優先順位をつけましょう。

不測の事態を想定して予定を立てる

いつ何が起きても対処できるように、余裕を持ったスケジュールを立てるようにします。

例えば、この仕事は2日かかると思うなら、予定を2日で組むのではなく2日半で組むようにして、終わりに余裕を持たせます。

そうしておけば、途中で何かあっても対応できますし、もし早く終われば予定を組み直して、違う仕事をすればいいだけです。

ぎちぎちに予定を詰め込むのではなく、少し緩めにしておくのが基本です。

どうすれば簡単になるか、効率化や段取りを考えてから取り掛かる

焦っていると、とにかく早く手をつけることを考えてしまいがちですが、そんな時こそ段取りに時間をかけましょう。

段取り上手は仕事上手です。

いきなり仕事に取り掛からず、まずは段取りをしっかり考えてから手をつけるようにすれば、結果的に仕事が早く進むようになるのです。

  1. 仕事のゴールを決める
  2. ゴールに至るまでの道筋をいくつか考える
  3. その中から最善のものを選ぶ
  4. ゴールから逆算してスケジュールを立てる

このようにして、段取りを考えてみてください。

周囲の人に上手に頼る

仕事ができる人は、自分一人でできることには限界があることを知っています。

それを見習って、苦手なことは余裕のある人や自分よりもできる人に上手に頼みましょう。

世の中には、人に頼られることが好きな人もたくさんいますから、「これをお願いしたい」と思い切って頼んでみると、意外と引き受けてくれるものです。

仕事を抱え込みやすい人は、もともと人にお願いすることが苦手だと思うので、話しやすい同僚などに「今この仕事が手一杯でとても困っているんだけど、手伝ってくれそうな人はいるかな?」と相談してみるだけでもいいでしょう。

その同僚が手伝ってくれるかもしれませんし、他に適任者がいれば教えてくれるかもしれません。

いずれにしても、声に出さなければあなたが仕事を抱え込んで困っていることは、周りの人にはわからないのです。

勇気を出して、手伝って欲しいという意思表示をしましょう

また、人に頼むには、周りをよく観察しておくことも必要です。

常に、誰が手が空いてそうかな?ということをよく見ておきましょう。

できないことは断る勇気を持つ

今忙しくてできないと思いながらも、仕事を引き受けてしまう人がいますが、それはいけません。

できないことはできないと割り切って、正直にそう伝える勇気が必要です。

できない分量の仕事を引き受けたところで、結局納期までに出来上がらなかったり、仕事が雑になったりして、結果的に周りに迷惑をかけることになるからです。

断ることが心苦しい時には、「今すぐには着手できないけれど、この仕事の目処がついたらできます」というように伝えてみてはいかがでしょうか?

まとめ

まとめ

仕事が常に忙しいと言っている状態を抜け出すには、できないことはできないと断り、一人で仕事を抱え込まない勇気が必要です。

そのうえで、自分が今こなせるだけの仕事をきちんと整理して、効率よく進められるような段取りやスケジュールを考えます。

そうすれば、忙しい、忙しいと言っている割には成果物が出てこない、という人から卒業できます。

いつの間にか、「あの人って全然忙しそうじゃないのに、仕事ができるね」という評価に変わっているかもしれません。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

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