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仕事の効率化をしたいと思いつつ、手作業でやることに限界を感じている人も多いのではないでしょうか？
特に、チームで仕事をしていると、リーダー的な立場にいる人は、自分の仕事だけでなく、みんなの仕事ももっとスピードアップする方法はないか？と考えると思います。
そこでご紹介したいのが、仕事を効率化できるアプリです。
アプリを導入することによって、ちょっとしたことでも時間の節約ができれば、それが大きな効率化につながるはずです。
塵も積もれば山となる！
生産性を向上させるために、ぜひ仕事効率化アプリを使ってみてください。
Contents
仕事を効率化する無料アプリ6つを厳選！
まずは、簡単で便利に使える無料アプリからご紹介します。
スマホとパソコンで同期できるアプリですと、外出先でも社内でも使えて便利です。
1.ToDoリストでタスクの管理
手帳でスケジュール管理をするのももちろん良いですが、アプリならリマインダーという便利な機能があります。
ToDoリストは、プロジェクトを80件まで無料で作成できて、そのプロジェクトごとにタスクを入れていくことができます。
仕事の内容ごとに分けてもいいですし、自分の目標設定、プライベートの予定など用途を分けてタスクを設定できて非常に便利です。
また、日々の予定もカレンダーに入れていくことができて、「今日のタスク」とメールを送ってくれますので、うっかり忘れるということもないでしょう。
完了したタスクはチェックして消すだけなので、使い方も簡単。
スマホとパソコンで同期できるので、端末を選ばずに使えるのも大きなメリットです。
2.コミュニケーションにはチャットワーク
チーム内の連絡に、メールもいいですが、「あの人をCCに入れておくのを忘れた」など、送る人をもらしてしまうこともあると思います。
そんな時に便利なのがチャットツール。
チャットワークは、その名の通りチャットができるアプリです。
個人対個人だけでなく、グループ機能を使うと、チームで会話ができます。
メールや電話より、はるかに便利です。
メールですと、最初に挨拶の文章を入れたり、署名を入れたりと面倒ですが、チャットワークなら誰からのメッセージなのかが一目でわかりますし、話すことが目的のアプリなので、挨拶の定型文を入れる必要もありません。
ファイルなども送ることができるので、例えば会話の途中で、「この資料を見て欲しい」と思えば、話しながら共有することもできるのです。
慣れるまでは無料プランで十分。
コミュニケーションを活性化させるために、ぜひ使ってみてください。
3.写真をPDFに。オフィスレンズ
会議やセミナーのホワイトボード、配られた資料などをスマホのカメラで撮影すると、それを
- Word
- PowerPoint
- OneNote
などのファイルに変換して保存できるアプリです。
ホワイトボードの内容をわざわざ手書きで記録しなくても、写真だけ撮っておけばOK。
トリミングや明るさの調整などもしてくれて、文書にしてくれますので、そのまま資料に作り変えることもできます。
画像として保存し、メールに添付することもできます。
4.外出先でも印刷ができるネットプリント
いくつか顧客のところを回っているうちに、用意してきた資料が足りなくなってしまったという時に便利なのがネットプリントです。
最近では、iPadなどのタブレットで説明することも増えていますが、大事な説明は紙に印刷して渡すことも多いと思います。
次の訪問先に行く前に、資料を追加したい、そんな時はネットプリントのアプリを使いましょう。
セブンイレブンですぐに、プリントができます。
印刷したいファイルをアップロードし、予約番号を受け取るだけ。
あとは、セブンイレブンのマルチコピー機に予約番号を入れれば、プリントができます。
パソコン、iPhone、Androidで使えます。
営業の人が携帯プリンタを持ち歩く必要もなくなりますし、小さなオフィスなら大きなプリンタを置くスペースも省けます。
5.ボイスレコーダーで音声の記録
会議の議事録を作るのにも、「あの時なんて言ってたっけ？」ということを確認するためにも、ボイスレコーダーがあるととても便利です。
また、何か企画のアイディアなどを思いついた時にも、一言録音しておくという使い方もできます。
6.Evernote
エバーノートは、ノートを作成するだけでなく、
- 写真
- ボイスメモ
なども入れておくことができて、なおかつ検索もできます。
ウェブサイトのページをそのまま保存することもできますし、ToDoリストも作れてしまう、万能メモアプリ。
デバイス2台まで無料で入れられるので、パソコンとスマホで同期しながら使えます。
有料だけど入れておくと便利な仕事効率化アプリ3選
少しコストをかけると、より便利なアプリが使えるようになります。
さらに仕事を効率化させたいという人に、他の人と差がつくアプリを3つご紹介します。
1.パスワード管理に1Password
パスワードの管理って、面倒です。
他の人に知られないためには、アルファベットや数字、記号などを複数組み合わせて作るのが安全ですが、なかなか覚えていられません。
しかし、メモをしておくのも無用心です。
そんな時は、「1password」というアプリが便利。
スマホでもパソコンでも、デバイスを選ばずに使えますし、1つのパスワードで、様々なパスワード情報にアクセスできるのです。
もちろんチームで使うこともできます。
30日間は無料で使えるので、試しに導入してみてはいかがでしょうか？
2.チームの時間管理にタイムクラウド
みんなが頑張っているのになぜか仕事がスムーズに進まないという時は、時間の使い方に問題があるのかもしれません。
それなら、各自がどんな時間の使い方をしているのか、見えるようにしませんか？
タイムクラウドは時間を管理するアプリです。
チームのメンバーを登録し、各自の活動時間を保存します。
そうすると、チーム全体でどのくらいの時間をかけて仕事をしているかが一目でわかるようになります。
メンバーごと、期間ごとなどを選択してグラフ化できるので、どの仕事にどのくらいの時間がかかっているかが可視化しやすいというメリットがあります。
誰がどんな仕事をしているのか、チーム内でも把握しやすくなりますので、生産性の向上に役立てることができるでしょう。
価格は月額500円/人〜となりますが、2週間は無料でお試しができます。
3.自分宛にメモを送るカプティオ
大事なことを忘れないために、自分宛にメールを送るという人もいると思います。
この作業、実は少し面倒です。
メールアプリを開いて、新規メールを作って、さらに自分のアドレスを指定してから、ようやくメモを作成しますよね。
自分宛とはいえ、送信するまでに、地味に時間がかかります。
その点、「カプティオ」というアプリを使えば、メールアドレスはすでに登録してあるので、メモを作って送信するだけ。
250円でiPhoneまたはiPadのみの対応なのですが、メモ魔の人はぜひ使ってみてください。
ビジネスパーソンに仕事効率化アプリは必須！
仕事効率化アプリがなぜ必要なのか、それは個人の仕事のスピードアップに役立つだけでなく、チーム内で情報を共有しやすくなるからです。
例えば、ToDoリストをチーム内で共有すれば、誰が何を今やっているのか、いつまでに何をする予定なのかがわかりやすくなります。
チャットワークを入れておけば、ちょっとしたことでも聞きやすく、データの共有もしやすいので、テレワークもはかどるのではないでしょうか？
これからは、会社に全員が出社して仕事をするというスタイルが、大きく変わっていくことが予想されます。
場所を選ばずに仕事ができるようにするためにも、仕事効率化アプリは必須です。
また、紙の資料は保管するのが大変！
場所もとりますし、保管作業に時間を割くのももったいないです。
資料はもうデータで保存する時代。
アプリがあれば資料をなくすこともなく、検索も簡単にできます。
まとめ：仕事効率化アプリで、仕事をもっと楽に！
紙で保管する、手作業で仕事をする、こんなことがアプリさえあれば簡単にできる時代です。
メモを取るより、画像や音声。
資料を作ってプリントアウトして配るのではなく、チャットで配布。
プリンターを持ち歩かなくても、必要な分だけコンビニで印刷して、顧客に説明。
今まで時間のかかっていたことが、アプリでもっと楽になるのです。
まずは、この仕事、時間がかかっているな、不便だなと感じていることに関係するアプリを入れてみましょう。
きっと仕事が楽になるはずです。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。
