仕事の悩み

仕事を効率化するには?できる人とそうでない人の違い

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いつまでも仕事が片付かなくて、毎日残業になってしまう。

一方で、さっさと仕事を片付けて早く帰れる人もいます。

仕事が早い人とそうでない人にはどのような違いがあるのか、効率化という点から見てみたいと思います。

どうすれば効率化できるのかについてもお話ししますので、「早く帰りたい!」と思っている人は、ぜひ参考にしてください。

ちょっとした工夫で、仕事は効率化できるのです。

どうやって効率化してる?仕事が早い人と遅い人の違いとは

どうやって効率化してる?仕事が早い人と遅い人の違いとは

仕事が早いと言われる人は、どうやって仕事を効率化しているのでしょうか?

早い人と遅い人の間には、効率化するための考え方、仕事のやり方にこのような違いがあるのです。

仕事が早い人は机がきれい

サクサク仕事を進めている人を見ると、机の上がとてもきれいに片付いています。

机の上に出ているのは、今やっている仕事だけで、いろいろな仕事の資料が混ざって散らかっているということがありません

つまり、目の前の仕事に集中できる環境ができているということです。

だから仕事が早く片付くのです。

仕事が遅い人は、総じて机の上が乱雑です。

散らかっているので、必要な時に必要な資料が探せずに無駄な時間を使います

1つのものを探すのに5分だったとしても、それが積もり積もったら膨大な時間になるでしょう。

仕事ができる人は、その間もサクサク仕事を進めているのです。

完璧主義じゃない

仕事を効率的にできる人は、100%の出来を求めていません

どんな仕事でも、最初から完璧な状態に仕上げることは難しく、周りの人の意見を聞きながら、改善を加えながら、良いものに仕上げていくのです。

仕事が遅い人は完璧を目指し過ぎて、ああでもない、こうでもないと悩んでいる時間が長いのです

悩んでいるくらいなら、さっさと上司に判断を仰いだ方が効率的です。

重要でないこととそうでないことの区分けができている

仕事には種類があります。

  1. 緊急かつ重大なこと
  2. 重大だけど急ぎではないこと
  3. 急ぎだけど重大ではないこと
  4. 急ぎでも重大でもないこと

優先順位として、この順位になります。

「あの人、仕事が早いよね」と言われる人は、今何をすべきか、最重要課題が何かがわかっている人のこと。

重要な仕事に関する意思決定ができるので、「あの人、できる」という評価になるのです。

そうでない人は、この区分けができていないため、重大でも急ぎでもない仕事に振り回されて、結果的に時間を無駄にします

自分でできる範囲を知っている

仕事ができる人は、なんでもできるから「できる人」なのではなく、自分が得意なことと不得意なことがわかっているのです。

ですから、苦手なことは得意な人にどんどん任せる。

そして、自分は自分が得意なことを進めていく。

上手に人の力を借りて仕事ができるのです。

仕事が遅い人は、自分一人で仕事を抱え込んでしまうことが多く、できないことまで頑張ろうとしてしまいます

不測の事態に備えている

仕事の計画を立てても、予定通りに進むことはほとんどないでしょう。

飛び込みの仕事が入ってくることもありますし、予想外のトラブルが起きることもあります。

仕事が早い人は、計画を立てる時に、そのような不測の事態も考慮して、余裕を持ったスケジュールを立てています

ですから、途中で何かあっても軌道修正をする余裕があるのです。

しかし、仕事が遅い人は、きっちりと予定を詰め込んでしまうため、トラブルなどが起きた時に対応できず、スケジュールが押してしまい、最悪、期限に間に合わないという事態になるのです。

これでサクサク進む!すぐにできる仕事効率化のアイディア7選

これでサクサク進む!すぐにできる仕事効率化のアイディア7選

では、具体的にどうすれば仕事が効率化できるか、簡単なアイディアをご紹介しますので、ぜひやってみてください。

机の整理整頓をする

机が散らかっている人は、一度きれいに整理整頓しましょう。

金曜日の退社前に、少し時間を使ってすぐ使うものとそうでないものを分けてみてください

意外と「これ、捨ててもよかったな」と思うものがたくさん出てくると思います。

紙でとっておく必要のないものはどんどん捨てるなどして、机の上を片付けましょう。

そして、月曜日に始める仕事は何かを考えて、その準備をしてから帰ります。

そうすれば、翌週仕事に出てきたときに、気持ちよく仕事が進められます。

一度きれいになったら、帰る前にもう一度片付けて、翌朝の仕事の準備をするという習慣をつけると良いでしょう。

進捗管理を可視化する

仕事の優先順位をつけるのは非常に大切です。

そのためには、今抱えている仕事を可視化してみましょう

やり方の一つですが、付箋で分けるというのはどうでしょうか。

  • 処理中(重要な仕事はピンクの付箋、急ぎの仕事は黄色など色分けする)
  • 未処理
  • 処理済み

このようにして付箋を分けて仕事を整理しておくと、今何をやっているかがわかりやすく、飛び込みの仕事が来ても付箋の順位を入れ替えるだけでOKです。

自分でできないことは人に任せる

これは自分にはできない!もっと得意な人がいる!という仕事は、どんどん人に任せましょう。

不得意なことを頑張るよりも、得意な分野の仕事をした方がはかどります

ただし、人に任せた分、他の人が不得意で、自分が得意だということがあれば、積極的に声をかけて手伝うなどの配慮も必要です。

適宜休憩をして集中力を保つ

人の集中力は、そう長く持ちません。

何時間もパソコンの前に座って同じ姿勢をしていると、それだけでも疲れてしまいます。

時々立って動いたり、コーヒーを飲んでリフレッシュするなど、適宜息抜きをすることが必要です。

ずっとコツコツ仕事をしている方が真面目に見えるかもしれませんが、適度に休憩する方がずっと効率的なのです。

最低でも1時間に1度は5〜10分程度の休憩時間をとって、頭をリフレッシュしてください。

100%を目指さない

最初から、「この仕事は完璧にこなそう!」などと思わないで大丈夫です。

人のやることに完璧はないので、7〜8割くらいの出来で構いません

何なら、6割くらいの出来で一旦上司に「このような感じで良いでしょうか」と確認してみても良いでしょう。

方向性が間違っていなければそのまま進めれば良いですし、「ここはこうした方が良いのでは」と意見がもらえれば、早い段階で修正を加えることもできるからです。

一人であれこれやろうとすると、ここも気になる、あれも直さないと、と気になりだしてキリがありません。

そうこうしているうちに無駄な時間が過ぎてしまいますので、完璧ではない状態で一度上司に見せて、判断を仰いだ方が、結果的に良いものが早く仕上がるのです。

朝は重要事項、夕方はルーチンワーク

人は、朝が一番頭が働く時間です。

せっかく頭が働く時間に、どうでもいいメールの返信などをしている場合ではありません。

朝一番は、重要事項に時間を割きます。

頭がクリアになっていて、考え事をするのに適した時間だからです

逆に、夕方は1日頭がフル回転した後で、疲労も溜まっていますから、頭が働きません。

考えなくてもいいようなルーチンワークは夕方に持ってきます。

こうすると、効率的に仕事ができるようになります。

余力を残したスケジュールを立てよう

今日やるべきことの予定を立てる時、1日の勤務時間が8時間だとして、8時間いっぱいに予定を立ててしまうと、何か途中で起きた時に対処できません。

不測の事態が起きても対処できるようにするには、1日の仕事の予定を6〜7時間くらいで立てるのです。

そうすると緊急事態にも対応できますし、予定通り仕事が終われば、翌日の先取りをしつつ、定時で退社できることになります。

仕事を効率化であなたも「デキる人」になれる

仕事を効率化であなたも「デキる人」になれる

効率の良い仕事とは、少ない労力で大きな結果を出すことです。

毎日のように残業をして出した結果と、定時で帰って出した結果とは、同じ結果であっても後者の方が当然評価されます。

つまり、同じ成果を出したとしても、少ない労力で仕事をこなす人の方が、「デキる人」という評価になるということです。

仕事を効率化すれば、自分も早く帰れますし、仕事の評価も上がりますし、まさにいいことづくめ

プライベートの時間も充実して、1日を有意義に使えます。

昔のように「会社に長くいる人が仕事をたくさんしている人」という評価をなくすためにも、仕事はさっさと片付けて帰れるように、徹底して効率化を目指しましょう。

まとめ

まとめ

仕事を効率化する方法を7つご紹介しましたが、才能とかセンスの問題ではないことがお分かりいただけたと思います。

毎日サクサク仕事を片付けて、さっさと帰るあの人と自分の能力に大きな差があるわけではなく、ちょっとした工夫の違いなのです。

すぐに全てやることは難しいかもしれませんが、まずは机の片付けや進捗管理の可視化から試してみませんか?

そうやって一つずつ取り入れていけば、いつの間にかあなたも定時に退社できるようになるでしょう。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

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