仕事の悩み

周りと差がつく仕事のほうれんそう|新入社員&上司別のコツ

更新日:

【9月30日まで】あなたの悩みが解決する方法を公開中!
「頑張ることをやめたら、全てうまくいく」
あなたは理想的な生き方ができていますか?
もしできていないなら、今抱えている悩みを解決することが重要です。
その悩みが解決されると…
  • 毎日前向きになる
  • 仕事の悩みを抱えなくなる
  • 新しい生き方を見つけられる
  • 頑張ったり我慢をしなくてもよくなる
  • 本当の自分を知って気持ちが明るくなる
  • 残りの人生をストレスフリーで歩むことができる
  • チャレンジや成長の毎日で刺激のある楽しい毎日を送れる
  • 人間関係をシンプル化して楽しい仲間とだけ関わって生きられる
たった一度の人生です。 後悔のない日々を送るためには本当の自分を知っておくことが大切です。
そのために、このページであなたらしさを確認してください。


仕事における「ほうれんそう」とは何か知っていますか?

社会に出て長い人はよく知っているかもしれませんが、仕事を始めて間もない新入社員は、何のことだかわからない人もいるでしょう。

「ほうれんそう」は仕事の基本と言われています。

この記事は、新入社員の目線に合わせ「ほうれんそう」の意味や実践方法を解説する「新入社員編」と、上司の立場から部下に「ほうれんそう」を行ってもらう方法を解説する「上司編」に分けて、仕事に役立つ情報をお伝えしていきます。

ぜひ、活用してみてくださいね。

【新入社員編】「ほうれんそう」で周りと仕事の差をつける!

【新入社員編】「ほうれんそう」で周りと仕事の差をつける!

社会人になったら「ほうれんそう」を徹底しろ、とよく言われます。

この「ほうれんそう」を上手く活用するだけで、周りとグッと差をつけることができます。

しかし、社会人になって間もない新入社員は「ほうれんそう」にどのような意味があり、どのように実践したらいいのかわからないですよね。

ここからは新入社員向けの「ほうれんそう」の解説をしていきます。

「ほうれんそう」って何?

ほうれんそうとは、報告・連絡・相談という仕事において欠かせないことの3つの頭文字をとった言葉です。

報告・連絡・相談とは、それぞれ具体的にどんなことをするのかは以下の通りです。

報告

業務の進捗や、状況を上司に報告します。

また、トラブルやミスがあれば、収束していても上司に報告してください。

上司の手を借りずに収束できたから、とトラブルやミスを報告しないでいると、後々何か起きた時に上司から「聞いてないんだけど」と言われてしまう原因になります。

あなたが何かミスをした時も、責任を取るのはあなたではなく、上司そして会社であることがほとんどです

責任を取る人に対し、自分の状況を伝えておくことは義務といってもいいでしょう。

連絡

「いつまでにチェックしてほしい書類がある」「今日は○○さんがお休みです」などの周知事項を伝えることが連絡です。

自分が席を外す予定があったり、来客がある際も、上司に伝えておきましょう。

連絡は部下から上司だけでなく、上司から部下へ、同僚同士でも頻繁に行われます

チーム全体が知っているべき情報は、上司だけでなく、全体に連絡が行き届くように工夫して伝えましょう

相談

決定する前に自分の案を上司に聞いてもらうことや、問題が起きた時に解決策を相談します。

相談は毎日する必要はなく、相談する事柄がある時にだけ行えば大丈夫です。

ただし、悩みや問題が大きくなる前に、早めに相談することを心がけてください。

業務内容以外でも、仕事の辛い部分や困っていることを日常的に相談することで、より自分に適したアドバイスをもらえたり、上司に上手くサポートしてもらうことができます。

ほうれんそうのやり方

報告・連絡・相談はどのように行うと良いのかをお伝えしていきます。

報告・連絡はルーティンとして行う

報告・連絡は習慣にすることが大事です。

1日の始まりなど、上司が時間がとれるタイミングで、顔を合わした状態で報告・連絡をサッと行うという習慣をつけるようにしましょう。

新入社員が悩みがちなのは「逐一報告したら、上司の邪魔になるのではないか」「不必要な情報を連絡したら疎まれる気がする」ということです。

1日に1回必ず報告・連絡の時間を取ると決めてしまうことで、上司の邪魔じゃないかと悩まなくて済みます

この際に「業務が終わったらまた報告します」「これは他のメンバーにも周知した方がいいですか」と上司に本日の報告の予定や、連絡の範囲などを確認しておくと、その後の報告・連絡も躊躇なくすることができますよ。

通常時は上司の都合に合わせ相談し、緊急時はすぐ相談する

相談は「ほうれんそう」の中で、一番時間がかかるものです。

必要なことだと分かっていても、忙しい時に緊急ではない相談してくる部下にイラっとしてしまう上司もいるでしょう。

上司のスケジュールを気にしながら相談する姿勢を見せることで、上司が協力的になってくれます。

報告・連絡をする際に「時間がある時に○○についてご相談したいです。いつならご都合が良いでしょうか」と聞いてみましょう。

ただし、緊急時のトラブルだけは、上司の都合を考えず、とにかくすぐに相談するべきです。

ほうれんそうする時はメモを用意する

報告・連絡・相談をする時は、常にメモをとる準備をしておきましょう。

自分が「ほうれんそう」することに意識を取られ、その時上司が言ったコメントをど忘れてしまうこともあります。

また、上司が指示したつもりで指示をし忘れた時など、メモを取っていないと上司から「言ったのにあなたが覚えてないだけ」と責められる可能性もあります。

メモを取っていれば、言われていないこともはっきりしますので、必ずメモを取るようにしてください。

結論を先に伝える

「ほうれんそう」をする時は、結論から先に伝えます。

何の話か分からずに話を聞かせると、相手のストレスになるからです。

「昨日実施した○○ですが、成功しました。具体的には〜」というような報告、「今日は○○さんは早退されます。病院に行くそうです」という連絡を心がけましょう。

また相談は、結論から話そうにも結論が出ていないから相談する場合がほとんどですよね。

「○○について相談があります」ということをまず言って、次に「案がいくつかあって迷っている」のか「案が出ない」のか「期限が間に合わない」のかという相談の根幹を言います。

それから、今までの経緯や自分の考えなどを上司に伝えると、簡潔に相談できます。

【上司編】周りに「ほうれんそう」させるにはコツが必要

【上司編】周りに「ほうれんそう」させるにはコツが必要

上司の立場になると、ほうれんそうする側からされる側になり、新たな悩みが発生します。

主な悩みは「ほうれんそうして」と部下に指示しても、思うように情報が上がってこないことでしょう。

「ほうれんそう」される側として、出来ることは何なのかをご紹介します。

「ほうれんそう」ができない社員への対応は?

「ほうれんそう」ができない社員に対しただ待っているだけでは、彼らは延々とできないままです。

重大な問題の尻拭いをしたり、責任を取る立場なのはあなた自身なのですから、部下にほうれんそうさせるよう工夫するべきでしょう。

以下のことを実践してみてください。

毎朝、ほうれんそうタイムを設ける

「ほうれんそう」してこない社員は、自分でタイミングを掴むのが苦手である可能性が高いです。

毎朝、5〜10分で良いので「ほうれんそう」する時間を定めてあげると自然と要領を掴んでくれるようになるかもしれません。

ほうれんそうタイムで必ず部下にほうれんそうしてもらうのは

  • 「昨日の仕事の結果」
  • 「今日のタスク」
  • 「トラブルの有無」
  • 「相談の有無」

の4点です。

遅れる可能性がある作業は、遅れるのが確定した時点ではなく、このほうれんそうタイムで「遅れるかもしれない」と教えてもらうように徹底しましょう。

雑談を意識する

業務以外の話も1日1回程度は部下とするように心がけましょう。

「ほうれんそう」するのに部下が1回1回、緊張しているようでは頻繁にしてもらえません

部下が肩肘張らず「ほうれんそう」出来る環境を自分で作ってあげるつもりで、部下が話しかけやすい上司になるのです。

雑談する際、部下のプライベートのことを色々聞くと、答えたくないのに無理に答えさせてしまう可能性もあるので、自分のことを中心に話すようにすると気を使わせなくておすすめです。

ミスを頭ごなしに怒らない

ミスの報告が上がってきた時、トラブルの相談をされた時に「何やってんだよ」と怒りを見せてはいけません。

責めるよりまず、事態を収束させるのに尽力し、その後、どうしたらミスを防げたか、トラブルを防げたかを部下に教えてあげます。

もしミスをして怒られたら、部下はどんどんミスを隠そうとするようになってしまうでしょう。

怒るのではなく、ミスによってどんな損害があるか、誰が一番困るのかを説明して自分がしている仕事が重要なんだと思わせ、今後気をつけて貰えば良いのです。

また、部下がミスをしていても、すぐに相談してきた、お客様への対応が上手くできた際には、そこの部分は褒めてあげましょう

まとめ

まとめ

仕事の「ほうれんそう」とは報告・連絡・相談のことです。

この3つは仕事をする上でとても重要なものです。

報告・連絡はルーティンとして毎日行い、相談は緊急じゃないものは上司の都合がいい時に行うようにしましょう

「ほうれんそう」される上司の立場になったら、部下に「ほうれんそう」してもらう時間を自ら設けることで、情報が上がってこない事態を防げます。

普段から部下と雑談をしたり、部下がミスを報告してきても怒らない、など、部下からきちんと「ほうれんそう」してもらいやすい状況を自分で作っていくことも重要です。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

-仕事の悩み
-,

Copyright© RASHIKU , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.