仕事の悩み

働き方改革の進め方がわからない!どうすれば仕事は減る?

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2019年4月から順次施行されている、働き方改革に関する法令ですが、具体的にどのようなことをすればいいのかと、まだ試行錯誤をしている会社も多いのではないでしょうか?

法律が施行されたからといって、急に「働き方改革」「仕事改革」と、今までの仕事のやり方を変えるのは難しいものです。

しかし、少しずつでも変化していかなければ、長時間労働をなくすなど、今の日本社会の問題を解消してくことはできません。

どうすれば効率的に仕事の改革を進めていけるのか、課題とともに、具体的な業務改善の方法についてまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

働き方改革に必要な3つの課題とは

働き方改革に必要な3つの課題とは

まず、働き方改革によって、克服しなければならない課題を頭に入れておきましょう。

  1. 長時間労働の是正
  2. 正規・非正規の不合理な処遇差の解消
  3. 多様な働き方の実現

という、3つの柱があります。

1は、日本が今最も解消しないといけない点ではないでしょうか?

昔は9時5時で帰れるといわれていた公務員でさえ、長時間労働は常態化しています。

2は、日本の労働力を支える非正規労働者の待遇改善です。

総務省の統計によりますと、日本の雇用者の約4割が非正規労働者です。

非正規であっても、正社員と同じ待遇となり、スキルアップ研修などが受けられるようになれば、働く時間は短くても、企業の戦力となるわけです。

3は、テレワークなど、時間や場所にとらわれない働き方を推進するということです。

今までは、子育てや介護で離職を余儀なくされていた人でも、出社しなくて済むとなれば、仕事を続けていける人も増えるでしょう。

企業にとっても、優秀な人材を失わなくて済むわけです。

この3つの柱をどう実現していくのか、ということが今後の課題です。

これではうまくいかない!働き方改革、3つの誤解

これではうまくいかない!働き方改革、3つの誤解

なんとか仕事をスムーズに回して、残業を減らしたい!と思っても、なかなかできないという会社も多いと思います。

それは、仕事改革を表面的に捉えてしまっているからだと考えられます。

効率よく仕事をするとか、多様な働き方を認めるには、もっと広い視野が必要です。

1.残業を禁止するだけでは生産性は上がらない

仕事のやり方を根本的に見直すことをせず、「残業禁止!」といわれても、皆困ってしまうと思います。

確かに、上司から「残業しないで帰っていい」と言われれば帰りやすいでしょう。

しかし、今までの仕事量もやり方も変わっていないのに、残業しないで帰ったら、仕事がどんどん溜まっていくだけです。

生産性も低下し、ノルマが達成できなければ、成績も下がってしまうでしょう。

ですから、単に働く時間を減らすだけでは、何の解決にもならないのです。

2.休暇を取れ、では解決しない問題

働き方改革では、年次有給休暇が10日以上ある者に対して、毎年5日、時季を指定して有給を与えることになりました。

また、男性の育児休暇取得についても、年々上昇し、平成30年度には6%を超えましたが、女性の8割には遠く及ばない状況です。

ではこれも、有給と同じように、強制的に取らせればいいのかというと、決してそうではないでしょう。

有給も育休も、取りたい時に取れない環境であることが問題なので、上から強制すればそれで解決する問題ではありません。

3.テレワーク=在宅勤務ではない

コロナ禍により、思わぬテレワークの導入となった会社もあると思いますが、緊急事態宣言が解除された途端、いつもの通勤する形に戻ってしまった会社も多いのです。

これでは、いつまでたっても多様な働き方に移行できません。

テレワークというと、

  • 子供が病気になっても家で働ける
  • 介護をする家族がいても、家で仕事ができる

と思われている面が大きいのですが、テレワークは在宅業務に限られていません。

サテライトオフィスを用意したり、コワーキングスペースを利用したりして、本社とは離れた場所で仕事をすることをテレワークというのです。

「tele」とは、離れたところという意味なので、時間や場所にとらわれない働き方と捉え、もう少し柔軟な働き方を認める必要があるでしょう。

働き方改革をスムーズに進めるためのコツは業務改善にある!

働き方改革をスムーズに進めるためのコツは業務改善にある!

働き方改革は、定時に帰る、残業時間を減らすというような単純なことではありません。

無駄を省き、仕事を効率よく進められる環境をどうやって作るのかを、一人一人が考えて実行していく必要があります。

徹底した業務改善に取り組んでこそ、本当の仕事改革につながるのです。

その仕事の目的は?

仕事を指示された時、この仕事の最終目標は何か、なんのためにやるのかという点を最初に考えましょう。

忙しいと、とりあえず言われたことをこなすことを重要視してしまいがちですが、時間をかけても最初に仕事の目的をはっきりさせ、そこから逆算して今やるべきことを考えた方が、結果的に無駄がなくなるのです。

自分ではなかなか客観的に見ることができないので、一度チーム内、もしくは部署内で、「この仕事はなんのためにやっているのか?」ということをみんなで見直す機会を設けてもいいかもしれません。

無駄を徹底的に省く工夫をコツコツと

前任者からそう教わったから。

そんな理由で、なんとなくやってしまっている仕事はありませんか?

その仕事の目的は何か、そもそも本当に必要なのか?やめてもいいのではないか?と全ての仕事に対して、疑いの目を向けてみましょう。

なくてもいいかも?と思ったら、やめたらどんな弊害が出るのか、一度本当にやめてみることをおすすめします。

本当に必要なら、やはりこれをやらないと不便だなということがわかります。

無くすまでいかなくても、減らすことができないか、考えてみてください。

  • 紙の資料をファイリングするのをやめる→データ化すれば良い
  • 会議を減らす、もしくはテレビ会議にする→集まる時間が削減できる
  • 外部委託できることは積極的に委託する→他の仕事に注力できる

など、少しでも無駄が省ければ、残業しなくても帰れるようになるはずです。

無料で使えるツールを導入してみる

今はお金をかけなくても無料もしくは非常に低価格で利用できるシステムツールがたくさんあります。

例えば、エクセルやワードなどのソフトを利用するために必要な、マイクロソフトオフィス。

これは、利用するのにお金がかかります。

しかし、同じようなツールで、グーグルが提供しているスプレッドシートやドキュメントなら、無料。

バックアップも自動でしてくれて、しかも複数人で利用できます。

ちょっとした節約かもしれませんが、このようにして無料で使えるツールはたくさんあるのです。

人力でやっていることや紙などアナログ管理しているものを、クラウドツールを利用するなどしてどんどんシステム化していくことで、小さな無駄が省けるようになります。

仕事を属人化させないこと

この仕事はあのし人しかできない、あの人がいないとわからない、ということがありませんか?

これは、仕事の効率化を阻む、大きな要素になります。

特定の人にしかわからないという状態を作ってしまうと、その人がいないときに仕事が回らなくなるからです。

辞めてしまうことがあれば、引き継ぎするのも大変になるでしょう。

ですから、特定の人にしかできない仕事をなくし、平準化してくことが大切です。

誰でもわかるマニュアル作りをし、複数人でカバーできる状態を作ります。

新しく入ってきた人でも、マニュアルさえ読めば仕事の概要がわかる、即戦力になれるという状態が理想です。

まとめ:働き方改革は単に仕事時間を減らすのではなく業務改善を考えること

まとめ:働き方改革は単に仕事時間を減らすのではなく業務改善を考えること

残業を減らして早く帰る、有給休暇の取得率を上げるといったことばかりに目がいきがちですが、本当の働き方改革はそのような表面的な施策では成し遂げられません。

日頃の業務を見直し、徹底して無駄を省くという業務改善をしてこそ、働き方をガラッと変えることができるのです。 

まずは一人一人が「自分の仕事の無駄はどこにあるか?」と考えていくことが大切です。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

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