仕事の悩み

仕事を効率的にするコツはルーティンだった!その効果とは?

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「仕事の無駄を無くしたい」

「仕事を効率的に進めたい」

このように、日々漠然と考えていませんか。

仕事を効率的におこなうためにオススメなのが、仕事のルーティン化です。

「毎日同じ仕事をしているわけじゃないのにルーティン化なんて無理」と思った人もいるでしょう。

しかし、どんな仕事であってもルーティン化は可能なのです。

そこで今回は、

  • 仕事をルーティン化するメリット
  • 仕事をルーティン化するコツ
  • 朝におこないたいモーニングルーティン

この3つをご紹介します。

仕事をルーティン化するってどういうこと?

仕事をルーティン化するってどういうこと?

ルーティン(routine)とは、

  • 習慣になっている
  • 繰り返されるもの

といった意味があります。

仕事をルーティン化するということは、仕事の進め方を習慣化するということ。

よく、事務作業や工場のライン作業などは「ルーティンワーク」と分類されます。

これらは1日の業務の流れがほとんど決まっていることからそう呼ばれているのです。

朝、出勤の準備をする流れが決まっている人が多いでしょう。

これもまたルーティンです。

「ルーティンワークは退屈」

「ルーティンワークだとキャリアアップに繋がらなそう」

このような意見もありますが、与えられたものを繰り返すだけがルーティンではありません。

自分でルーティンを作ることで、仕事の効率が上がるなどのメリットを得られるのです。

仕事をルーティン化すると多くのメリットがある

仕事をルーティン化すると多くのメリットがある

では、仕事をルーティン化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

毎日の段取りが決まっているので時間に無駄がなくなる

「何から始めよう」

「次は何をしよう」

と考える時間は無駄だと思いませんか?

そう考える時間にも仕事は進められますし、思い出しながら仕事を進めていると周りも混乱してしまいます。

ルーティン化すると次に何をすべきかが明確なので、時間を効率的に使うことができるようになるでしょう。

選択肢が減ることでストレスも減る

選べる・自由というのは良いことのように感じますが、実は選択肢が多いと人はストレスを感じることが、認知心理学の研究で明らかにされています。

例えば、オフィスで働く女性は毎日仕事に着ていく服を選ばなくてはなりませんが、男性はスーツ数着を着回せばいいため、朝の準備で「服を選ぶ」というストレスを感じる人は少ないでしょう。

ルーティン化することで、仕事の選択肢を最小限にすると、その分選択する「ストレス」を減らせるということ。

フリーランスなど自由な職業はルーティン化に向いていないように思いますが、仕事の流れはあまり変わらないことが多いため、そのような職業こそルーティン化をするのがオススメです。

仕事の抜けを無くし無駄なく終わらせられる

あなたの仕事のタスクを思い出してみましょう。

多くの仕事はプロセスが似ていることに気付きませんか?

途中の過程で多少の違いはあるにしても、やるべきタスクは大きく変わらないでしょう。

もちろん、その仕事をやり終えたあとの成果などに違いはありますが、プロセスが同じなのであればルーティン化は可能です。

ルーティン化することで、仕事の抜けや漏れを防ぎ、期限を確実に守ることができるようになるでしょう。

仕事のレベルが上がる

ルーティン化できるのは仕事の「基礎」となる部分です。

基礎をルーティン化することで、無駄なことを考えず自然に仕事を進められるようになるでしょう。

また、日々同じことを繰り返していれば、自然と質も向上します。

「ここはもっと効率的に進められるのでは」という改善点も見えてくるでしょう。

そうして改善を重ねながら繰り返すことで、仕事の質はより高いものとなっていくのです。

仕事をルーティン化するコツとは?

仕事をルーティン化するコツとは?

では、どのように仕事をルーティン化すればいいのでしょうか。

ルーティン化のコツをご紹介します。

数パターンのルーティンを用意しておく

仕事を1つのルーティンで進めることは、さすがに難しいもの。

例えば、営業職であれば1日中外回りの日もあれば、社内で書類仕事をする日もあるでしょう。

自分のやるべき仕事をすべて洗い出し、どんなルーティンを作れるかパターン考えてみてください。

数パターン用意していいのであれば、ルーティンが作れるのではないでしょうか。

あまりにもパターン数が多いと、それはルーティンとは呼べなくなってしまいますが、曜日や時期に合わせていくつか用意しておくといいでしょう。

雑務をこなす時間を作っておく

ルーティンの中に雑務をおこなう未定の時間を作っておきましょう。

急に舞い込む雑務はルーティンを乱してしまうため、最初から想定して組み込んでおくことで混乱することがなくなります。

急ぎでない雑務を任せられたら、いったん横においておき、決まった時間にまとめておこなってください。

簡単な仕事を最初に組み込む

これはルーティンをさらに効率化させるのに効果的なコツです。

よく「面倒だ・難しいと感じる仕事から取り組むべき」と言われますが、実は5分10分で完了できるような簡単な仕事をルーティンの最初に持ってくることが大切なのです。

ハーバード大学の経営大学院である「ハーバード・ビジネス・スクール」の調査で、ビジネスマン500人を

  • グループ①大変で重要な仕事から始める
  • グループ②タスクのリスト順にそって始める
  • グループ③簡単な仕事から始める

このように朝の仕事の始め方で3グループに分けて仕事をおこなってもらいました。

この中でグループ③は、仕事の達成度がいちばん高くなったそうです。

人の脳は物事を「完了させる」ことを求めています。

これを「完了バイアス」と呼ぶのですが、朝一で簡単な仕事を完了させることで脳が喜びを感じてドーパミンを放出。

そのため、その後の仕事への集中力が増し、やる気が高まるのです。

ルーティンの最初には、簡単に終わらせることができる仕事を入れましょう。

朝起きたらおこないたいモーニングルーティンとは?

朝起きたらおこないたいモーニングルーティンとは?

ここまでは仕事をおこなう上でのルーティンに関してご紹介しました。

さらに、朝のルーティンに組み込むことで、仕事にいい影響を与える「モーニングルーティン」についてご説明します。

寝起きにおこなう「伸び」と「日光浴」

寝起きにストレッチもいいですが、なかなか面倒で続かないという人もいるでしょう。

そんな人は、目が覚めたら寝たまま思いきり伸びをする習慣をつけましょう。

もちろん立ち上がってからおこなってもOK。

伸びをすることで寝ている間に凝り固まった筋肉をほぐし、血流を良くすることができます。

さらに、カーテンをあけて朝日をしっかりと浴びてください。

朝日を浴びると

  • 脳が目覚める
  • 24時間よりやや長いリズムを刻む体内時計をリセット
  • セロトニンの分泌により精神が安定する
  • 朝日を浴びてから14時間程度で良質な睡眠に必要なメラトニンが分泌される

このようにさまざまな効果があります。

日の当たる窓際で、10分程度のんびりと目覚めるための時間を作ってみましょう。

朝ごはんはメニューをルーティン化

朝ごはんのメニューを考えるのが面倒で、毎日同じメニューになっていませんか?

前述したとおり、「選べる・自由」であることは、人にとってストレスとなります。

朝ごはんも「月曜日はこのメニュー」というように、曜日で決めてしまえば毎朝考える必要はなくなるので、ストレスを1つ減らすことができるのです。

簡単に作れるメニューを数パターン用意しておくといいでしょう。

朝のうちに掃除を済ませておく

仕事から帰ってきて家がごちゃごちゃしていると、ドッと疲れる気がしませんか?

人の脳は整っている状態を好む傾向があり、散らかった部屋は脳がストレスを感じる状態なのです。

そのため、朝仕事に出かける前にサッと部屋の中を片づけておくと、帰宅後のストレスを減らすことができますよ。

まとめ:仕事をルーティン化すれば仕事効率がアップして無駄がなくなる

まとめ:仕事をルーティン化すれば仕事効率がアップして無駄がなくなる

仕事をルーティン化するということは、仕事の進め方を習慣化するということです。

ルーティンと聞くと単調でつまらなそうな印象を受ける人もいるかもしれませんが、多くのメリットがあります。

仕事をルーティン化すると

  • 毎日の段取りが決まっているので時間に無駄がなくなる
  • 選択肢が減ることでストレスも減る
  • 仕事の抜けを無くし無駄なく終わらせられる
  • 仕事のレベルが上がる

このような効果が期待できるのです。

ルーティン化する場合のコツとして、

  • 数パターンのルーティンを用意しておく
  • 雑務をこなす時間を作っておく
  • 簡単な仕事を最初に組み込む

これらを意識してルーティンを作ると、長続きするルーティンになるでしょう。

仕事をルーティン化したら、より仕事に意欲がわくようにモーニングルーティンも取り入れるのがオススメ。

モーニングルーティンはさまざまなものがありますが、

  • 寝起きの伸びと日光浴
  • 朝ごはんのメニューをルーティン化
  • 出勤前の掃除

これらが特にオススメです。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

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