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スケジュール管理が大事なことは知っている！
だけど、どうにもうまくできないという人は多いと思います。
どれから手をつけたらいいのかわからない、いつも優先順位がわからなくなる！という方のために、スケジュール管理を簡単に、楽にする方法をご紹介します。
スケジュール管理の基本を知って、順を追ってやっていけば誰でもできるようになります。
Contents
仕事のスケジュール管理ってどうやればいいの？基本的なこと
まず、スケジュール管理とはそもそもどうすれば効率よくできるのか、基本のポイントを押さえましょう。
仕事もプライベートも一緒に管理する
プライベートの予定は手帳に書き、仕事の予定はカレンダーアプリで管理、というように予定を分けてしまうことはおすすめできません。
例えば、仕事関係の人に食事に誘われた時に、仕事の予定をアプリで確認し、退社後の予定を手帳で確認し、と確認するのが非常に面倒だからです。
うっかり大事な予定を見逃してしまったりすると、ダブルブッキングのリスクもあります。
スケジュールはプライベートか仕事かというように分けず、1つで管理をした方が見やすく、間違いが発生しにくいです。
それぞれの仕事の所要時間を把握すること
スケジュールを考える時に大事なのは、時間の感覚です。
例えば、毎朝メールのチェックをして必要な返信を済ませるのに、15分で済むのか、30分かかるのか、自分のペースを把握していますか？
その時間感覚がわかっていないと、せっかくスケジュールを立てても、予定通りにことが進まないのです。
- このくらいの資料なら1時間でできる
- A案件についての打ち合わせは1時間くらい、B案件は30分くらいあれば足りるだろう
など、自分が今やろうとしていることについて、おおよその時間を考えてスケジュールを立てましょう。
急に時間感覚を持つのは難しいと思いますので、普段から「この仕事には○分かかった」と意識しておくことも大切です。
余裕を持ったスケジュールを立てること
大体の時間を想定してスケジュールを立てても、考えた通りには進まないものです。
予定外の仕事が入ってくることもありますので、仕事と仕事の間には、少し隙間の時間を作っておくとよいでしょう。
そうすれば、予定通りに進まなかった時でも、影響を最小限に抑えられるでしょう。
特に、移動時間などは少し余裕をもって考えておくようにしてください。
社外での打ち合わせで移動するときなど、電車の遅延や道路の渋滞などで時間がギリギリになってしまうと、相手方にも迷惑をかけるからです。
今日からできる、仕事の効率をアップさせるスケジュール管理6つのコツ
では実際にスケジュールを立てるときに、ここを考えておくと管理がしやすいというポイントをご紹介します。
スケジュール管理が苦手な人でも、簡単にできるようになるでしょう。
1.やるべきことを一覧にする
スケジュール管理が苦手な人は、自分が今どのくらいの仕事を抱えているのか、全体像が把握できていないことが多いものです。
まずは、今自分がやらなくてはならない仕事を一覧表にしてみてください。
エクセルやGoogleのスプレッドシートに入力しておくと、管理がしやすいです。
- 項目
- 期限
- 重要度
を箇条書きにします。
重要度は、星の数などで示してみてもいいでしょう。
ここで漏れがあるとスケジュールを立てても意味がなくなるので、小さな仕事も漏れなく書き出すようにしてください。
2.期日ごと、重要度ごとに優先順位をつける
次は締め切りごとに並べ替えましょう。
基本的には、締め切りが早い仕事が優先度が高いからです。
次に、重要度の高いものに印をつけます。
- 自分一人では進められないもの
- 上司の確認が必要になるもの
などは、自分のペースで進められない仕事になるので、要チェックです。
期日と重要度を考慮して並べ替えをしてみると、今日やらなければいけない仕事がわかるようになります。
締め切りが特に決められていない仕事もあると思いますが、その場合でもおよその締め切りを自分で決めておくと、仕事を進めやすくなります。
3.時間の配分を決める
今日やるべきことがわかったら、仕事の時間配分を決めましょう。
一度でもやったことのある仕事なら、大体の見当はつくと思います。
初めての仕事の場合は、予想するしかありませんが、およそこのくらいだろうと想定して予定を立てます。
そして、実際にかかった時間をメモしておきましょう。
4.予備時間を作る
この資料は1時間もあればできるなと思っても、途中で何か別のことに遮られる可能性もあります。
急に上司に呼ばれて、打ち合わせすることになるなど、予定外の仕事が入ってくることもあるでしょう。
そんなときに備えて、1時間の仕事なら10分程度多めに見積もっておき、18時が終業時間なら、17時くらいに終わるように予定を立ててみるのです。
そうすると、途中でイレギュラーなことがあっても、定時に仕事が終わらせられるのではないでしょうか。
5.次の日にやることを決めておく
仕事のスケジュール管理が上手な人は、前日に全て予定を立てています。
帰る前に、次の日の朝は何をするかが決めてあるので、出社したらすぐに仕事に取りかかれます。
次の日に何をするか決めておかないと、朝デスクに座ってから「さて、今日のスケジュールはどうしようかな」と予定を立てるところから始めることになるので、その分時間が押してしまいます。
スケジュールを管理するのは、仕事を効率的に進めるためですから、前日までにやるべきことを決めておきましょう。
6.済んだものを一つずつ消しながらスケジュールを見直す
スケジュール管理は、実行して始めて意味のあるものになります。
予定を立てただけではダメです。
お昼、終業時など、キリのいいところで、「スケジュール通りできているかな？」と確認してください。
そこで、終わったことは消し、予定通りいっていないことがあるなら、何がいけないのかを見直します。
大きなズレが生じる前に見直すことが大切です。
しかし、「スケジュール通りにやらなくては！」と自分を追い込むようなことをするとストレスになります。
少し余裕を持ったスケジュールを組んでいるはずですから、イレギュラーなことがあっても大丈夫。
そのくらいの気持ちで進めていきましょう。
仕事のスケジュール管理を楽にするには？
スケジュールの管理方法はいろいろありますが、自分にあった方法を選ぶことと、自分が何をすべきかを把握しておくことが大切です。
自分が楽に管理しやすいツールを選ぶこと
- 紙の手帳
- ノート
- スマホのアプリ
- パソコンのカレンダー
など、ツールはいろいろあるので、自分が使いやすいものを使いましょう。
自分の手で書く方が好きという人もいれば、スマホのアプリでいつでも見られる方が楽という人もいます。
どんな方法でも、自分の仕事のスタイルに合っていればOKです。
自分がやるべきか、人に任せていいかを考える
スケジュールを立てる前に、「この仕事は本当に自分がやるべきことか？」と今一度考えてみてください。
これは、担当を明確にするということです。
自分がやるべきことと、人に任せていいことが混ざっていると、スケジュールが立てにくいからです。
「よく考えたら、これは○○さんに任せてもいい仕事だった」ということもあるでしょう。
やるべき人を明確にすると、仕事の流れも把握しやすく、スケジュールが立てやすいのです。
仲間とスケジュールを共有する
自分のスケジュールを立てたなら、チームのメンバーとそのスケジュールを共有することが必要です。
チームのスケジュールを管理するなら、パソコンが便利でしょう。
Googleのスプレッドシートやカレンダーなどを使い、誰がいつ何をしているのかがわかるようにしておきます。
スケジュールを共有することで、他の人と仕事が重なることを防げますし、お互いの進捗がわかりやすくなります。
まとめ：仕事のスケジュール管理にはコツがある！基本を押さえれば大丈夫
これまで、スケジュール管理が上手にできない！と思っていた人は、プライベートと仕事の予定がごちゃまぜになっていたり、仕事の所要時間を考えずに予定を立てていたり、何らかの理由があったはずです。
ですから、今回ご紹介したように、まずは基本を押さえて、順を追って予定を立てていけば、きっと上手にスケジュール管理ができるようになるでしょう。
自分が使いやすいツールを選び、仲間ともスケジュールを共有しながら、スムーズに仕事を進めていきましょう！
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。
