仕事の悩み

仕事のスピードを早くする!できる人になるための6つの方法

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あの人はたくさん仕事を持っているはずなのに、どうしていつも仕事のスピードが早いんだろう?と思う人がいます。

それは、仕事のやり方のコツを知っているからです。

仕事のスピードが早い人には特徴を知って、少しでも近づけるようにしてみましょう。

そのためには、なぜ自分が仕事が遅いのかを知ることも大切です。

自分の仕事のやり方を見直し、仕事が早い人の特徴を真似してみれば、今よりスピードアップできるでしょう。

仕事のスピードがなぜ遅いのか?

仕事のスピードがなぜ遅いのか?

あの人はいつもサクサク仕事を進めているのに、どうして自分はこんなに仕事が遅いのだろうと落ち込んでしまうこともあると思います。

仕事が遅いのには、このような理由が考えられます。

仕事の全体像が頭に入っていない

仕事は一人でやっているものではありませんし、資料づくりなど形として見えるものから、各部署との調整など目に見えない仕事もあります。

それらの仕事をいくつも抱え、同時進行していることは少なくないでしょう。

そんな時、仕事が遅い人は仕事の全体像を把握しないままに、目に見える仕事だけに集中しがちです。

言い方を変えると、「今やるべきこと」がわかっていないのです。

目に見える仕事は「頑張ってる感」を得やすい仕事なのですが、それだけに集中してしまうと他の仕事が進みません。

「私はこんなに一生懸命やっているのに!」と思う時ほど、自分の仕事のやり方を振り返ってみることが必要でしょう。

あれこれ仕事を抱え込みすぎ

頼まれた仕事を断れない人は危険です。

人が一人でできる仕事量には限界がありますので、それを超えた仕事量を抱えていても、当然時間内にこなせるはずがありません。

こなしきれない量の仕事を抱えていればスケジュール通りに終わりませんから、「あの人は仕事が遅い」といわれてしまうのです。

ギリギリまで仕事に着手しない

「パーキンソンの法則」をご存知でしょうか?

  • 第1法則:仕事の量は完成のために与えられた時間を全て満たすまで膨張する
  • 第2法則:支出の額は収入の額に達するまで膨張する

つまり、人というのは、時間もお金もあるだけ使ってしまうということです。

仕事には第1法則が当てはまります。

普通にこなせば2日で終わる仕事なのに、「締め切りが来週(1週間ある)」と思うと、結局1週間かかってしまうということです。

時間に余裕があると思うと、着手するのがギリギリになって、いつも余裕のない仕事をしている人は、この法則に当てはまっているでしょう。

一つのことを丁寧にやりすぎ

仕事で大事なのはいうまでもなく結果ですし、期限を守ることです。

しかし、仕事が遅い人は丁寧にやることが目的になっていることが少なくありません。

やらなくていいことまで丁寧にやっているので、仕事が遅いのです。

結果に関係のない部分であれば、多少手を抜いても大丈夫なところがあるはずで、その差がわからないとどうでもいいことにこだわりすぎて、ただの「細かい人」になってしまいます。

仕事のスピードが早い人にはこんな特徴がある

仕事のスピードが早い人にはこんな特徴がある

では反対に、仕事が早い人はどのようにして仕事を進めているのでしょうか。

常に最終の成果を意識している

仕事が早い人が常に頭に思い描いているのは、仕事の結果です。

最終形をどうするのか、そこに至るためには今何をすべきか、成果につなげるためにはどうすればいいのかということを考えています。

常に全体像を見ながら進めているので、仕事の漏れも少なく、早く成果を出せるのです。

できないことは断っている

仕事のスピードが早い人は、断る勇気を持っているのです。

「これ以上仕事を抱えたら今やっている仕事に差し支える」と思えば、今受ける余裕がないということをはっきりと伝えることができます。

できないことまで引き受けて、結局締め切りに間に合わなければ、周りに迷惑をかけてしまうということがわかっているからです。

相手の要望を理解するのが早い

仕事のスピードが早い人は、相手が何を望んでいるのか、どんな結果を欲しがっているのか、求めているものを理解するのが早いです。

例えば、ざっくりとした企画案を出せばいいのか、幹部に説明ができるくらいの丁寧な資料が欲しいのか、それによって仕事の内容は変わってくるはずです。

今この人は自分にどこまでの仕事を求めているのか?

その理解が早いと、求めらているものに向かってまっしぐらに仕事ができるので、スピードが早いのです。

仕事に対する姿勢が柔軟

仕事は予定通りにはいかないものですし、何が最善の方法かはその時々で変わります。

仕事のスピードが早い人は、自分のやり方にこだわりすぎないので、他に良い方法があればどんどん取り入れていきます。

仕事の効率を第一に考え、柔軟に対応していきます。

仕事のスピードをアップさせる簡単な方法

仕事のスピードをアップさせる簡単な方法

自分のこれまでの仕事のやり方を振り返りつつ、仕事のスピードが早い人の特徴を取り入れれば、きっと今よりスピードアップできるでしょう。

1.できないことは断る

自分が今やる必要のない仕事や、手一杯で受ける余裕がない仕事を断る勇気も必要です。

仕事を断ることに罪悪感を覚えてしまう人もいると思うのですが、できないことを引き受ける方が、かえって迷惑をかけることになります。

その代わり、手が空いた時には「何か手伝えることはないですか」と声をかけることを忘れずにいれば大丈夫です。

2.人を上手に頼る

みんなが忙しそうにしていると、人に仕事を頼むなんて、躊躇してしまうこともあると思います。

しかし、苦手なことを自分で無理してやるよりも、得意な人に頼んだ方が仕事は進みます。

また、頼み事をした後は、その人のために自分も役に立てないか、考えることを忘れずに。

自分が得意なことは進んで引き受けるようにしましょう。

3.日頃からこまめなコミュニケーションを大事にする

まめなコミュニケーションをとることは、一見、仕事のスピードとは関係なさそうですが、そうではありません。

人は、知っている人の頼みは断りづらいものなのです。

ですから、人に仕事を頼みやすくするためにも、日頃のコミュニケーションはとても大切です。

それがたとえ今必要なことだとわかっていても、日頃付き合いのあまりない人から頼み事をされると、「今忙しいのに…」とネガティブな気持ちになりがちです。

しかし、普段から仲のいい人から頼まれると、不思議と嫌な気持ちはしないもの。

まずは、笑顔で挨拶するのを欠かさないことです。

笑顔を向けられて嫌な気持ちになる人はまずいないです。

それから、たわいもない雑談でもいいので、仕事の合間には軽く声かけを。

こまめなコミュニケーションが、困った時にあなたを救ってくれるでしょう。

4.頼まれたことをその場できちんと確認する

仕事を受けた時、よくわからないまま、曖昧なまま進めないことがとても大切です。

細かいことでも、疑問に思うことがあればその場で確認しておきましょう。

理解することに時間がかかっても、的外れなことをして遠回りするよりはいいでしょう。

相手の要望を的確に捉え、仕事の全体像をつかむことがスピードアップにつながるのです。

5.時間を作って心の余裕も作る

仕事に追われないようにするために、時間の使い方にも一工夫してみましょう。

  • 早起きする
  • なるべく前倒しで仕事をする癖をつける
  • 今やるべきことに集中する
  • 無駄な仕事は後回し

時間がたっぷりあると思うと、あくせくせず、心にも余裕ができます。

気持ちに余裕があると焦らず落ち着いて仕事ができるので、ミスも少なくなるという良い循環を作れます。

6.七〜八割の出来で良しとする

なんでも完璧に作り上げようとしないことが大切です。

最初から100%のものはできないですし、作る必要もありません。

大事なのは本質を見逃さないことです。

細部ばかりにこだわって、その仕事の本質を外さないように気をつけましょう。

およそのところができれば、後は上司の指示を仰ぎつつ、より良いものに改善していけば良いのです。

まとめ:仕事のスピードアップはコツを掴めば誰でもできる!

まとめ

今より仕事を早くするなんて無理!と思っていた人もいるかもしれませんが、コツを掴めば難しくないということがお分かりいただけたのではないでしょうか。

仕事のスピードを上げるには、今の処理能力を何倍にも上げるのではなく、できないことは断ったり、人に任せたりというコミュニケーション術が大切なのです。

また、仕事の全体像を的確に掴み、自分が今やるべきことに集中するということも必要です。

しかしコツを掴めば誰でもできるので、今回ご紹介した方法を参考に、取り組んでみてください。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

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