仕事の悩み

仕事が終わらない理由と定時に退社するための8つのコツ

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毎日、こんなに一生懸命頑張っているのに、どうして仕事が終わらないんだろう。

定時に帰りたいと思って必死に仕事をしても、残業から解放されずに困っている方へ、どうすれば仕事が早く終わらせられるのか、その方法についてお話しします。

仕事は、少し工夫をすることで、質を落とさずに、今よりも早く終わらせられるようになるのです。

あなたに仕事の能力がないというわけではないのです。

ほんの少し、コツを掴めば誰でもできるようになることなので、安心してください。

真面目に頑張っているのに、どうして仕事が終わらないのかがわからないと途方に暮れている人の参考になれば幸いです。

頑張ってるのに仕事が終わらないのはなぜ?

頑張ってるのに仕事が終わらないのはなぜ?

サボっているわけじゃない!それなのに全然仕事が終わらない。

それは、大きく分けると、理由が2つあります。

  • 仕事のやり方
  • 仕事の配分

これが間違っていると、仕事がなかなか片付きません。

やり方と配分、それぞれ3つずつ、具体例を挙げて説明します。

やり方①一人で仕事を抱え込んでしまう

「これ、お願いできる?」と聞かれると、つい受けてしまうということはありませんか?

人の能力や一人でできる仕事量には限界があります

今の自分の力でこれができるか?ということを考えずに、何でもかんでも仕事を請け負ってしまうといつまでたっても仕事が終わりません。

また、本当は人に振ってもいいのに、自分でやらないと気が済まない人もいます。

自分がやった方が早いとか、後輩に任せると質が下がると考えて、なんでも自分でやろうとするのですが、そのせいでいつまでも仕事が終わらないのです。

やり方②本当はやらなくてもいいことをやっている

今やっている仕事について、「前任からそう言われたから」という理由だけでやっている仕事が結構あるのではないでしょうか?

また、「それ本当に必要かな?」と思いつつ、部署全体で暗黙の了解になっていたり、上司が好きでやっていたりする仕事の中には、無駄な仕事が意外に多いものです。

つまり、やらなくてもいいことをやっているから、仕事が終わらないのです。

やり方③デジタルツールを使いこなせていない

最近では仕事を効率化できるアプリなど、便利なツールがたくさん出ています。

例えば、

  • 名刺をスマホで撮影して自動的にデータベース化するツール
  • IDやパスワードを管理するツール
  • 複数のファイルの中にある文章を指定した文章にワンクリックで変換できるツール
  • メールのフォルダー分けができるツール

などです。

機械でやれば一発でできる作業を手作業でやっていたら、時間がいくらあっても足りません

配分①仕事を詰め込みすぎている

スケジュールを立てるときに、余力を残さずに、ぎちぎちに仕事を詰め込んでいませんか?

仕事は予定通りにはいかないものです。

会議が11時で終わる予定だったのに、11時半になった。

そんな時は、その後の予定が全てずれることになります。

予定通りいかないことを想定せずに、1日の予定を立ててしまうと、やろうと思っていたことができなくなり、必然的に仕事の終わりが伸びるのです。

配分②優先順位がつけられていない

予定を立てるのが下手な人は、優先順位をつけるのも下手なことが多いです。

どれがいちばん重要なのかがわかっていないため、どうでもいい仕事に時間を割き、本当に必要な仕事を先延ばしにしてしまうことがあります。

重要な仕事は考えるのに時間もかかることが多いですが、やるべきことの優先順位がつけられていないと、適切な予定がたてられず、頑張っても仕事が終わらないのです。

配分③時間の区切りができていない

朝9時から夕方6時まで、「この間で今日必要なことをする」という意識がなく、ただ順番に仕事をこなしていると、いつの間にか定時を迎えます。

それなのに、今日やるべきことが終わっていないということになり、毎日残業になってしまうのです。

仕事を時間通りに終わらせるには?この方法で定時に退社しよう!

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仕事を終わらせるにはコツがあります。

自分は仕事ができないから、遅いからと諦めないでください。

無駄を省くコツを知れば、今よりきっと早く帰れるようになります。

優先順位をつけよう

仕事には今すぐ必要な仕事と、そうでない仕事があるので、優先順位をつけることがとても大切です。

しかし、どうやって順位をつければいいかわからない、どれが重要なのかわからないと迷ってしまうことも多いでしょう。

優先順位のつけ方にはいろいろあるのですが、仕事を早く終わらせたいなら、納期が早いものから順位をつけてみます

そしてさらに、考えないとできないもの、作業的に考えなくてもできるものに分類します。

午前中は考える仕事、午後は作業系の仕事というように分類してやってみてください。

順位をつけて分類したら、ToDoリストを作って、見えるところに貼ります。

今何をやっているのかがわかるようになると、次に何をしようかと迷うことがなくなるので、仕事が早く進みます。

仕事の締め切りを決めよう

順位をつけて分類しても仕事が進まないことがあります。

それは、終わりの時間を決めていないからです。

「この資料は1時間以内に作る」など終わりの目安を決めて仕事に取り掛かりましょう。

そうすると集中して仕事に取り組めます。

終わりの時間を決めていないとダラダラと仕事をしてしまい、結局定時になっても終わらないということになるので、常に時間を意識してみてください。

完璧を目指さない

決めた時間が来た時に、自分ではまだ7〜8割くらいの出来だなと思うことがあるでしょう。

しかし、それでいいのです。

最初から完璧に仕上げようとしないこと

7〜8割くらいの出来で十分です。

自分では100%の出来だ!と思っても、上司に見せれば必ず直しが入ります。

ですから、それを考慮して、7〜8割程度の出来で一旦提出しましょう。

自分の仕事のリズムをつかもう

朝から夕方まで、一定のリズムで仕事ができる人はいないものです。

例えば、お昼を食べた後は少し眠くなったりするものですから、集中しづらい時間にはメールの返事をまとめて打つなど、頭を使わなくてもいい仕事をします。

逆に、朝一番は頭が冴えていますから、企画のアイディア出しなどに適しています

時間帯による自分の仕事のリズムを知っておくと、無駄に時間をかけなくても仕事が進むようになります

人に仕事を振ることを覚えよう

一人で仕事を抱え込む癖のある人は、周りに仕事を振ることを覚えていくことも大切です。

自分がやったほうが早いと思っている人は、全てではなくても、「この仕事は○○さんが得意かな」と思える、一部を誰かに任せるというところから始めてみてください。

全て任せるのが不安でも、その人の得意分野だけ任せるならできるのではないでしょうか。

また、そもそも人に頼むのが苦手だという人、頼んだら迷惑がられるのではと不安な人は、自分が話しやすいと感じる人に、「今仕事の量が多くて困っている、誰かできそうな人はいないかな」ということを相談してみてください。

直に仕事をお願いするのは苦手でも、相談ならできないでしょうか?

相談された人ができそうなら受けてくれると思いますし、もし他に適任がいれば、「○○さんなら得意だよ」と教えてくれるでしょう

適任者が見つかれば「お忙しいところ恐れ入りますが、少しお時間いただけませんか?」と仕事の相談をしてみてください。

無駄を排除してみよう

今、当たり前のようにやっている仕事を整理して、「これは本当に必要だろうか?」と考え直してみることも必要です。

前任から引き継いだから、なんとなくやっている仕事の中には、もっと効率化できる仕事や、やらなくてもいい仕事が見つかることもあります。

小さなことでも無駄を省けば、その分仕事を減らせます

デジタルツールを使いこなそう

どうしても手で書かないと覚えられない、という人以外は、パソコンやスマホで使えるデジタルツールを使いこなしましょう

仕事の管理もカレンダーに入力してリマインド機能を使って通知をするようにしておけば、うっかり忘れるということを防げます。

また、名刺の管理なども、写真をとってデータ化してくれるツールがあります。

あの会社の人の連絡先はどこだっけと名刺を探す時間を短縮できます。

パソコン上級者になる

ツールを使うとともに、パソコンの使い方についてももっと効率化を考えてみましょう。

例えば、コピペをする際にも、いちいちマウスの右クリックをするのではなく、ショートカットキーを使うと時間が短縮できます。

また、よく使う単語は登録しておいて、入力の手間を省くなど、小さなことを積み重ねると、パソコン仕事の時間を節約できるでしょう。

まとめ

まとめ

仕事が終わらないのには、何かしらの理由があるものですから、やり方が悪いのか、仕事の配分が悪いのかによって、対策法がきっと見つかります。

仕事は頑張れば終わるものではなく、やるべきことをやるべき順序で片付けていくことが大切なのです。

その順序を無視して、やみくもに頑張っても終わりません

しかし、それがわかるようになったら大丈夫です。

小さな無駄を少しずつ省いて、効率的に仕事をこなす工夫をしてみてください。

きっと定時に帰れるようになります。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

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