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仕事量が多くて、毎日残業しなければならなかったり、家に帰っても気持ちが休まらず疲れが取れないという人もいるでしょう。
仕事量が多い場合は、仕事の進め方を見直すか、場合によっては会社に見切りをつける必要があります。
まずはなぜ仕事量が多いと感じるのか、原因と対策を知りましょう。
Contents
仕事量が多いと感じる原因はどこにあるのかを見極めて
仕事量が多いと感じている人は、自分の仕事のやり方が原因なのでしょうか、それとも会社や上司が原因なのでしょうか。
原因がどこにあるのかを知らなければ、間違った対策をしてしまうかもしれません。
仕事量が多いと感じる時に、考えられる原因をご紹介します。
仕事量が多いと感じる原因①仕事の効率が悪い
仕事を思いついた順番や与えられた順番にこなしていませんか？
スケジュール管理やタスク管理をしなければ、仕事の効率は下がります。
特に、やるべき仕事が多い場合は、優先順位を決めなければ期限ギリギリに思い出して大慌て…なんてことも。
仕事量が多いと感じる原因②集中力が散漫している
「仕事量が多いから、休憩する暇なんてない！」と頑張りすぎていませんか？
実は休憩を取らずに仕事を進めると、集中力を持続できなくなりパフォーマンスが下がってしまう原因となります。
集中力が切れてしまうことで、仕事が遅くなっているかもしれません。
仕事量が多いと感じる原因③仕事を断れない
- やる気を見せたい
- 断りにくい
このような理由で、言われた仕事をすべて引き受けていませんか？
中には自分の仕事量を把握できておらず、うっかり引き受けてしまう人もいるでしょう。
仕事をスケジュール管理し、キャパオーバーと感じる仕事は断らないと、自分で自分の首を絞めてしまうことに。
仕事量が多いと感じる原因④完璧にしないと気がすまない
ひとつの仕事に時間をかけすぎていませんか？
特に完璧主義の人は、「もっと良くできる！」と終わらせられないことが多いのではないでしょうか。
仕事に完璧を求めるのは悪いことではありませんが、ひとつの仕事に時間がかかるということは、他の仕事をする時間がなくなるということです。
仕事量が多いと感じる原因⑤人手不足
人が辞めてしまって、ひとり当たりの仕事量が増えたという場合もあるでしょう。
人手不足でも一時的なものなのか、常に人手不足なのかを考えてみましょう。
仕事量が多いと感じる原因⑥自分に仕事が集中している
仕事がどんどん舞い込んでくるのに、周りの人はそうでもなさそうな場合、上司など周囲があなたに仕事を押し付けている可能性も考えられます。
仕事量が多いのは自分だけなのかの見極めが大切です。
仕事量が多いと感じる原因⑦上司や会社そのものが無理を強いている
ひとり分ではない量の仕事を「このくらいの量はやって当たり前！」と言われたり、明らかに人が足りていないのに人を増やそうとしない場合、自分が努力しても変えられるものではありません。
上司が原因となっているのか、会社そのものの風土なのかで対策すべきことは変わります。
仕事量が多い場合にやるべきこと
仕事量が多いと感じるのであれば、以下のことを試してみましょう。
タスク管理を徹底する
タスク管理は、仕事を効率的におこなう上で欠かせません。
慣れていないと面倒に思うかもしれませんが、タスク管理には多くのメリットがあります。
〈タスク管理のメリット〉
- 自分の仕事量を把握できる
- 1日のスケジュールが立てやすくなる
- 計画的に時間を使える
- 期限を忘れてしまうミスを防げる
このように、タスク管理に時間がかかったとしても、得られるものが多いのです。
タスク管理の仕方は以下のように進めてください。
①今、自分が抱えている仕事のタスクをすべて書き出す
②期限を書き込む
③日・週・月の単位で分ける
④タスクをグループ分けする
⑤期限やかかる時間などに応じて優先順位をつける
⑥スケジュールにタスクを割り振り、スケジュールを組む
ノートや手帳に書き出してもいいですが、エクセルやアプリを使うと追記や振り分けがしやすいのでオススメです。
また、タスク管理をすると、自分の仕事量が多すぎるのかも把握できますよ。
シングルタスクを徹底する
仕事量が多い場合、複数の仕事を同時におこなう「マルチタスク」で作業を進める人が多いでしょう。
しかし、実はマルチタスクは非効率なだけでなく脳を疲弊させてしまうというデメリットがあるのです。
1つの仕事をしながら別の仕事をしていると、「2つの仕事を同時進行している」と思いがちですが、実際には脳がふたつのものごとを行ったり来たりしている状態なのです。
目でじっとひとつのものを見ている分には疲れませんが、左右のものをキョロキョロと交互に見ていたら目が疲れてしまいますよね。
それが脳内で起こっていると考えると、なんとなく理解できるでしょう。
さらに、ミシガン大学の研究で、マルチタスクはシングルタスクよりも作業効率を40%低下させることがわかっています。
仕事は同時進行ではなく、ひとつひとつ確実に終わらせていくようにしましょう。
シングルタスクと聞くと、簡単そうに思えますが人の頭は雑念に溢れています。
シングルタスクをより効率的にするためには、やらなければいけないことを思い出したら、後で思い出せるようにメモをして、頭の中から消し去りましょう。
もしも雑務が舞い込む場合もありますので、雑務対応時間を作っておくのもオススメです。
シングルタスクはストレスレベルも下げることができるので、うまく活用しましょう。
休憩を入れて作業効率を上げる
休憩をせずに仕事をしているのであれば、休憩を定期的に挟むようにしましょう。
仕事効率を上げる方法として、ポモドーロテクニックというものがあります。
「25分作業して5分休憩」を1単位として、4回繰り返し、4回目の作業が終わったら25分休憩するという方法で、定期的に休憩を挟むことで集中力が増します。
その結果、休憩を挟まずに仕事をするよりも多くの仕事を終わらせられるのです。
会社に勤めていると、なかなか25分休憩は自由に取りにくいかもしれません。
ただし、少しストレッチをするなどの短時間の休憩なら出来そうな気がしませんか？
時間を計りながら適度に休憩を挟むクセをつけましょう。
休憩中は、コーヒーを淹れたり目を休めるなどして、体をリラックスさせましょう。
キャパオーバーな仕事は引き受けない
仕事をただ「忙しいからできません！」と断るのは難しいものですが、断り方にも方法があります。
まず、仕事を任せられたら「スケジュールを確認します」と、返事を保留しましょう。
スケジュールに空きがなく引き受けられそうにないのであれば、
- ◯日以降であれば対応できます
- すべて対応するのは無理ですが、この範囲ならお手伝いできます
と言ったように、自分が対応できる日付や範囲を指定しましょう。
そうすれば、相手も無理強いはできないでしょう。
また、すぐに引き受けられなくても代替案を提示しているので、相手に「断られた！」と感じさせません。
他の人に手伝ってもらう
自分が仕事を抱えすぎている場合は、「自分でなんとかしなきゃ」と責任感に燃えていても仕事は終わりません。
ひとりで抱えきれないと思ったら、早めに他の人にヘルプを出しましょう。
自分が手伝ってもらった分、相手が困っている時にはこちらから手伝えばいいのです。
誰かに手伝ってもらうことは、悪いことではないということを覚えておきましょう。
完璧を求めず合格点で仕事をする
仕事に完璧を求めると、いくら時間があっても足りません。
例えばプレゼン資料を作っている時、見た人に納得してもらえる資料になるまで作られているのに、「ここに図を入れた方がよりわかりやすいのではないか」など、細部まで気になってしまって時間がかかりすぎてしまうことも。
完璧はゴールがありません。
そのため、完璧を求めているといつまでたっても仕事が終わらないのです。
自分の中で「ここまでできれば合格」というラインを先に決めて、それを達成したら仕事を完了させるクセをつけましょう。
最初は途中で仕事を投げ出すような気がしてしまうかもしれませんが、繰り返すうちに「このくらいでいいのか」と加減がわかるようになりますよ。
上司に相談する
明らかに自分の仕事量が多くて、努力してもどうにもならない場合は上司に相談してみてください。
まとめたスケジュールなどを見せながら説明すると、あなたの仕事量がどれだけのものかもひと目でわかってもらえます。
他の人に仕事を振り分けてもらうなど、仕事量を見直してもらいましょう。
仕事量が多い原因が自分のせいじゃない場合は転職を考える
仕事を効率的にこなせるようになっても、さらに仕事が増える…という会社もあるでしょう。
それは確実にあなたではなくて会社が原因。
ひとり当たりの仕事量が多いのに人を増やす気がない会社もありますし、話しを聞き入れてもらえず仕事を押し付けられるということもあるでしょう。
部署異動で解決するのであれば、異動を希望してみてください。
異動をしても解決できないのであれば、転職を検討してみましょう。
仕事量が多すぎると、ストレスが溜まり体調を崩してしまうこともあります。
部署異動や転職は逃げではありません。
健康な体があってこその仕事ですので、自分の体を第一に考えてください。
まとめ：仕事量が多い原因を知るにはまずタスク管理
仕事量が多いと感じる場合、自分自身の仕事の進め方に問題があるか、仕事量自体に問題があるかのどちらかです。
原因として考えられるのは、
- 仕事の効率が悪い
- 集中力が散漫している
- 仕事を断れない
- 完璧にしないと気がすまない
- 人手不足
- 自分に仕事が集中している
- 上司や会社そのものが無理を強いている
などがあります。
対策として、
- タスク管理を徹底する
- シングルタスクを徹底する
- 休憩を入れて作業効率を上げる
- キャパオーバーな仕事は引き受けない
- 他の人に手伝ってもらう
- 完璧を求めず合格点で仕事をする
- 上司に相談する
このようなことを試してみましょう。
原因が自分にあるのか、会社にあるのかがわからない場合は、まずタスク管理から始めてみてください。
自分の仕事量を可視化することで、仕事量が適正なものかどうかがわかるでしょう。
もしも、明らかにひとり分の仕事じゃない量を押し付けられて断ることができない場合は、部署異動や転職をオススメします。
体を第一に考えて行動しましょう。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。
