あの人は、いつもサクサクと仕事を進めているのに、同じくらいの仕事の量の私は、どうしてこんなに仕事が遅いのかな？と疑問に思ったことはありませんか？
あの人は私より頭がいいから？
いいえ、そうではありません。
仕事が早い人と遅い人の違いは何か、そのポイントさえわかれば、あなたもきっと仕事が早くなります。
どのようにして仕事を進めているのか、仕事のやり方を知って真似してみましょう。
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仕事が早い人の特徴。遅い人と何が違う？
仕事のスピードを早くするには、自分のことだけを考えていてはダメです。
相手が自分に何を求めているのか、そして周囲の人がどう動いているのかをよく見て、先を考えることが大切なのです。
相手が求めることの理解が早い
仕事が早い人は、相手がこの仕事に何を求めているのか、本質を理解することが早いのです。
- この仕事の着地点はどこか
- どの程度のクオリティがあれば満足してもらえるか
- 速さなのか、品質なのか
など、相手が何を一番に考えているのか、そこを外さないので、仕事が早いなと感じてもらえるのです。
つまり、力の入れどころがわかっているということです。
例えば、クオリティは並でも、とにかく成果物が早く欲しい時もあれば、時間がかかってもいいから、他よりもクオリティの高いものがいいという時もあるわけです。
力の入れどころがわからない人は、どの部分も均等に、全て力を入れようとするので、仕事が遅くなるのです。
完璧にこなそうとしない
仕事が早い人は、「完成」が早いのでは？と思われがちですが、仕事を完成させているわけではありません。
だいたいこのくらいできれば十分というラインを7〜8割程度に決めて、細部にはこだわらず、本質にこだわります。
細かい点を言い出せばきりがないですが、本質を外していなければ、あとは微調整していけば良いからです。
仕事が遅い人は、「今こだわるのはそこじゃない」というところにこだわりがちで、目の前の小さな点を綺麗にしようと頑張ってしまいます。
いくら自分で完璧だと思っても、直しはあるものです。
仕事が早い人は、本質を外さずに進めていけば、あとは上司と細かいところを詰めながら完成に近づけていけば良いということを知っているので、小さなところにはこだわりません。
周囲の状況をよく見ている
自分の仕事に集中するのは大事ですが、自分しか見えていないのは困ります。
例えば仕事の手順ですが、仕事が早い人は、上司の状況なども常に考慮して仕事を進めています。
上司の決裁がないと先に進めない案件があったとして、ハンコをもらわないといけないという場合、上司のスケジュール次第では、決裁がもらえないこともあります。
今日中に仕上げて、夕方決裁をもらいに行こうと思っていたら、午後から出張でいなくなってしまったという場合、その仕事が進まなくなってしまいます。
仕事がは早い人はそのような時、なんとして午前中にハンコをもらっておかなくては！と考えるわけです。
今自分が何をすべきかは、周りの状況によっても変わってくるので、臨機応変に対応するためにも、周囲の状況を見ておくことはとても大切です。
しかし、周囲とのコミュニケーションが不足していて、自分の仕事ばかりに集中してしまうと、不測の事態が起きて、仕事が進まなくなるのです。
上司の指示の先を読んでいる
仕事が早い人は、上司の指示を1聞いたら4、5と理解し、先読みして動きます。
- この指示が来たなら、次はこれが来るだろう。
- この資料を会議で使うなら、この案件についても調べておく必要があるだろう。
など、先を読んで次にやるべきことを予測して動いているので、実際に次の指示が来たときの動きが早いのです。
しかし仕事が遅い人は、言われたことしかやらないので、新しい指示が来てから出ないと動けません。
PCスキルが高い
会社員として仕事をしていると、パソコンを使って仕事をすることが多いと思いますが、パソコンを操るスキルが高いほど、仕事は早くなります。
例えば、タイピング。ブラインドタッチができればキーボードを見なくても文字が打てるので、メールを打ったり、文書を作ったりするときのスピードが格段に違います。
また、エクセルやワードで資料を作る際にも、関数が使える人は難しい資料もサクサク作れますし、マクロを使って面倒な作業を自動化することも可能です。
ワードの文書でも、どんな装飾ができるのかを知っていれば、いちいち調べなくても見栄えの良い資料をさらっと作れるわけです。
仕事が遅い人は、パソコンが苦手な人も多く、1つの資料を作るのにも時間がかかります。
パソコンのスキルは、事務仕事には欠かせないスキルでしょう。
翌日の準備をしてから退社する
朝からすぐに仕事に取り掛かるには、ある程度前の日に予定を立てておくことが大切です。
前日に、明日やることをリストアップしておけば、デスクに座ってから「さて、今日は何をしようかな」と考えることがないので、無駄な時間を過ごさなくて済みます。
段取りをしっかり準備しているということが、仕事が早いということなのです。
仕事が遅い人は、予定が立っていないので、その場の思いつきでメールを開いてみたり、返信を打ってみたりしているため、本当に必要な仕事に取り掛かるまでの時間が長いのです。
同じ8時間でも、そのうちどのくらい有効利用できるかは、すべて段取り次第。
スタートダッシュの違いで、仕事の早さに差が出るのです。
仕事が早い人になるには？すぐにでもできる5つのコツ
どうすれば仕事が早くなるか、順を追ってコツを押さえていきましょう。
1.仕事が早い人の真似をしてみる
いざ仕事を早くやってみよう！と思っても、やったことのない人は、何からやったらいいのかわからないことも多いと思います。
そこで、あなたの周りにいる仕事の早い人をよく観察してみてください。
その人の仕事のやり方に、きっとヒントがあります。
何も、独自の仕事の方法などを編み出さなくて良いので、仕事の早い人のやり方を真似してみましょう。
それが一番の近道です。
1週間も観察していると、いつ何をやっているのか、自分との違いは何かがよく見えてくるはずです。
2.仕事を受けたら一言で要約してみよう
上司に指示をされたら、「それはこのような方向性でよろしいでしょうか」と一言で、簡単に要約して復唱みてください。
そうすれば、仕事の本質を外していないかどうかがわかります。
最初のうちはうまくいかないかもしれませんが、やっているうちにできるようになります。
3.最初から100%を目指さない
上司が文句のつけようのない、完璧な仕事は誰もできません。
資料一つとっても、上司の好みなどもありますから、必ずと言っていいほど直しが入ります。
ですから、直すことを考慮して、初めから100%など目指さなくてもいいのです。
7〜8割くらいできていればよし。
こんな感じでよろしいでしょうか？と途中で上司に確認しておけば、無駄なやり直しも無くなりますし、結果的に早く仕事が終わるのです。
4.周囲の人の仕事の進め方もよく見て心の余裕を作る
自分のやっていることだけでなく、周囲がどうやって仕事をしているか、常に見る癖をつけましょう。
そうすれば、「今この仕事をやっているけど、こっちをやったほうが良さそうだ」ということがわかるようになります。
そして、臨機応変に対処できる力がついてくると、何が起きても大丈夫！と気持ちにも余裕が生まれてきます。
5.大事なのは「習慣」を作ること
仕事は習慣づくりが非常に大切です。
頭で、「次はこれをやって」と考えているうちは、まだスピードアップできません。
特にルーチンワークは、自然な流れでやってしまえるように、習慣化していくことが何より大事です。
仕事が早い人は、計画を立て、常に計画を見直し、ルーチンワークは手をつける時間を決めていることが多いです。
これが習慣になってしまえば、計画を立てることも億劫ではないですし、深く考えることなくサクサクと仕事が進むようになります。
まとめ：仕事に求められるものを理解できれば早くなる
仕事の質を落とすことなく、スピードをアップさせるのは簡単ではありませんが、今回ご紹介した方法を試してもらえれば、徐々に早くなっていくでしょう。
仕事は自分だけで進めているものではないので、相手が何を求めているのかを理解することがとても大切です。
求められていることの本質さえ外さなければ、細かい点は気にしなくても大丈夫。
本質に集中すれば、仕事も早くなります。
パソコンのスキルも磨き、周囲をよく見ながら仕事をしていきましょう。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。