仕事の悩み

仕事でミスをしたときは速やかに報告!正しい方法もおさらい

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仕事でのミスは誰でもあるものです。

むしろ、ミスの数はそれだけ果敢に仕事に挑んだ証ですから、ミスを恐れてはいけません。

しかしミスはミス。隠さずにきちんと報告することが大切です。

報告をし適切な対処をした上で、改善策まで考えるのが一つの仕事ですから、まずは報告をしないことには話が始まらないのです。

ではどのようにして報告すればいいのか、仕事でミスをした時の報告の仕方について改めて考えてみましょう。

報告はとにかくスピード重視です。

速やかに報告をすることによって、ダメージを最小限に食い止めましょう。

仕事のミスは隠さずに報告しなければいけない理由

仕事のミスは隠さずに報告しなければいけない理由

仕事でミスをすると、つい隠したくなりますが、それだけはいけません。

まずは報告すること

ミスしたことはもう消せないのですから、被害を最小限に止めるためにもスピードが大事なのです。

なぜすぐに報告しなければならないのか、その理由を理解しておきましょう。

自分一人ではどうにもならないことが多いから

仕事のミスは、自分が思っているよりも被害が大きくなる可能性があります。

というよりも、ミスした本人には事の重大さが判断できない場合が多いのです。

さっさと報告していればすぐにリカバリーできたものを、一人でなんとかしようとして傷口を広げてしまうことがあるのです。

自社だけで収まる話ならまだしも、取引先などに迷惑をかけてしまっては大変なことになります

経験が少ないうちは適切な判断ができませんから、まずは上司に報告をして判断を仰ぐことが必要です。

ミスを隠していると思われる可能性がある

なんとか周りの人に迷惑をかけないようにという気持ちから、報告をせずに動いてしまうことがあると思います。

しかしどんな理由があっても、報告をせずに単独で動くことは組織の中では認められないでしょう。

たとえ丸く収まったとしても、ミスを隠そうとして報告をしなかったのでは?と思われてしまいます。

ミスは誰でもすることなので、ミス自体が問題視されることはあまり多くはなく、それよりもその人が自分のミスに対してどのような行動をしたのかによって、その人の評価が決まります

隠すつもりはなかったとしても、報告をしなければ結果として隠したことになってしまいますので、いち早く報告をする必要があるのです。

原因追求は後でもいい

仕事でミスをしてしまった!と思うと、原因を調べないといけないと思うかもしれません。

しかし、方向性を間違うと調べているうちに時間が経ってしまい、結局何もわからないということにもなりかねません。

ですから、まずは報告をすること。

現状を報告した上で、これから原因を追求しますと話をすれば、「こういうことではないか」「この点について確認してみて」など、ヒントをもらえるかもしれません。

報告はとにかくスピード重視。原因追求は後にしましょう

仕事のミスを報告する正しい方法とは?

仕事のミスを報告する正しい方法とは?

それでは、仕事でミスをした時にどのように報告をするのが正しいのか、基本的なことを改めて押さえておきましょう。

事実を正確に伝えること

ミスを報告するときに大切なことは、事実をありのままに伝えるようにし、余計な解釈や憶測を付け加えないことです。

  • 〜だと思います。
  • 〜かもしれません。

という報告ですと、それが事実なのかわかりませんから、上司も的確な判断をしづらくなってしまいます

まして、ここで「私はこう思います」などと自分の意見を付け加えることは非常に無駄なこと。

上司にとって今は現状把握をすることが最優先であり、あなたの意見は正直どうでもいいのです

起きたことをわかりやすく、端的に、事実だけを報告するようにしましょう。

報告するときには5W3Hを意識して!

わかりやすく時系列に沿って報告をするには、5W3Hを意識してみてください。

  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:誰が
  • What:何を
  • Why:なぜ
  • How:どのように
  • How much:どのくらい(いくら)
  • How many:どのくらい(量、数)

例えば、

  • 昨日(いつ)
  • 我が社で(どこで)
  • 私がA社の田中さんとの打ち合わせで(誰が)
  • 発注する数を間違えた(何を)
  • 新しいカタログをサンプルで10部というつもりが100部といってしまい(どのくらい)
  • 予算が○円オーバーです(いくら)

このようにして具体的に順を追って説明しましょう。

5W3Hを全て使う必要はありませんが、報告内容に適したものを使い、わかりやすく説明してください。

言い訳がましいことは絶対に言わない!

仕事のミスを報告するときにやってしまいがちなこと、それは言い訳です。

誰でも「私が悪いんじゃない」という気持ちがどこかにあると、無意識のうちに説明の仕方が言い訳がましくなってしまいます。

  • ○○さんの指示でやりました
  • 〜だと思っていましたが
  • 〜のつもりでしたが
  • でも〜

などといってしまうと、自分がミスしたのに悪いと思っていないのでは?と思われてしまいます。

部下がミスをすることくらい、上司もわかっています。

ミスをしない人などいないので、ミスすること自体はそれほど問題視されません。

そこは心配しなくて大丈夫なところです。

しかし、そのミスに対して「私は悪くない」という態度を取ってしまうとあなたの評価が下がります

ミスはミス。真摯に受け止めて、言い訳はしないことがとても大切です。

心から謝る

仕事のミスをすれば、影響が広範囲に及ぶ場合もあります。

自分一人が謝って済む問題ではないこともあります。

少なからず周りの人にも迷惑をかけるのですから、関係する人たちには心から謝りましょう

謝ることもミスの報告の一つだと思ってください。

なぜそのミスが起こったのかを検証することが大事

なぜそのミスが起こったのかを検証することが大事

ミスの報告をして必要な対応が終わったところで、必ずリカバリーが必要です。

二度と同じミスを繰り返さないようにするためにはどうすればいいか、きちんと対策まで考えることを忘れずに。

ここまでやってようやくミスの対応が終わるのです。

報告書を作成する

ミスがわかった時点では詳細な報告書を作っている時間はありませんから、まずは口頭で説明していますよね。

一通りの対応が終わったら、きちんとした報告書を作成しましょう。

この時も5W3Hを意識して、具体的に順を追って説明するように作ってください。

  • 何が起きたのか
  • どう対処したのか

関係していなかった人が読んでもわかるように、客観的な事実のみで作成するようにしましょう

ここでも言い訳や弁解を入れてはいけません。

原因を特定し経験を生かす

そのミスがなぜ起きたのか、原因を特定することは非常に大切です。

それは、原因によって今後の対処法が違ってくるからです。

ですから今回どのような対応をしたのかを踏まえて、原因と予防策についても報告書に盛り込みたいところです。

ミスしたことはもうどうしようもないですし、ミスをなかったことにすることはできませんが、その経験を今後に生かすことはできます

人間、痛い目にあうことで成長できる部分もあるので、このミスを自分の糧にしたいですね。

仕事におけるミスを個人の資質の問題にするのではなく、組織の構造の問題として捉え、どのような体制づくりをすればミスを防ぐことができるのか、ここは部署全体で考えたいところです。

もしミスが多くてこの仕事に向いていないのでは?と思ったら

もしミスが多くてこの仕事に向いていないのでは?と思ったら

仕事でミスばかり。そして上司に怒られてばかり。

そんな毎日が続いていたら、この仕事が向いていないのでは?と悩んでしまう人もいるのではないでしょうか。

それはあながち、ハズレではないかもしれないですよ。

いくらミスをしてもその仕事が大好きで頑張りたいという気持ちがあるならいいのですが、少しでも嫌々やっているようなところがあるなら、その仕事が向いていないのかもしれません。

それならば、本当に自分がやりたい仕事、向いている仕事を選んだ方がきっと幸せです。

キャリアカウンセリングを受けてみるなどして、適職探しをしてみてはいかがでしょうか。

まとめ

まとめ

仕事のミスの報告は、誰でも気が重いものです。

できれば周りに知られないうちになんとかしてしまいたいと思うものです。

しかし、それは傷口を広げるだけになってしまうことが多いので、勇気を出してできるだけ早く上司に報告をしましょう。

早く報告をする分だけ、ダメージを最小限に抑えられます

ミスの報告をするときには事実を客観的に伝えることを心がけ、対応が終わった後はきちんと予防策まで考えて、二度と同じミスを繰り返さないようにしましょう。

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