ツイッターやインスタグラムは使っていなくても、ラインは使っている、という人は多いのではないでしょうか。
市場調査を行うICT総研という会社の調査によりますと、ラインの利用者数は7000万人を超えており、ネットユーザーの約75％にあたります。
確かに、一言何かを言いたい時にはとても便利なツールですし、昔だったら連絡先としてメールアドレスを聞くところ、「ラインを教えてもらえますか？」と聞くことも増えているのではないでしょうか。
しかし便利な一方で、仕事でラインを使うのは少し面倒だと感じている人も多いようです。
そこで今回は、仕事でラインを使うメリットとデメリット、そして面倒なラインにはどう対処すればいいかについてお話しします。
Contents
ちょっとした連絡に便利。仕事でラインを使うメリット
メールでは少し改まった感じがしてしまうことでも、ラインなら気軽に聞けるという側面があります。
また、上司から「困ったことがあればいつでも相談して」などと言われれば、面と向かっては相談しづらいことも、話しやすくなるというメリットがあります。
一言話したい時に便利
例えば、外出している社員に一言伝えたいことがある時など、電話だと出られない可能性もあります。
ラインは通知もありますから、メールよりも気づいてもらいやすく、要件を伝達するには便利です。
また、「こないだ話しに出た資料、どこにあるかな？」と聞きたいのだけど、メールで一言だけ質問するのもなんですし、電話をかけるのは面倒。
そんな時にも、ラインは話をしやすいツールです。
メールにはない機能が使える
言葉だけで伝わりづらい時、写真などを「こんなイメージです」と送るのも、ラインだと簡単です。
アルバムも作成できるので、容量が大きくなっても写真や動画を送るにはとても便利です。
伝達事項をノートにまとめると便利ですし、メールとはまた違った使い方ができます。
グループで話ができる
ラインの大きな特徴として、グループ機能が挙げられます。
同じチームや係でグループを作っておくと、何か連絡する時にも楽ですし、グループ内で意見を交換することもできます。
若い人はラインを使い慣れているので、面と向かって話すよりもライングループの方が話しやすいかもしれません。
便利だけど、仕事でラインを使うデメリットは大きい
ちょっと一言送りたいときは、メールよりもラインの方が手軽で使いやすいです。
メールと違って、グループ機能などもあり、同じチームで連絡を取り合いたいときにも便利です。
しかし、連絡手段は他にもありますし、ラインでなければいけない理由はありません。
むしろ、仕事関係の人とラインで繋がることは、デメリットの方が大きいと言えるのではないでしょうか。
仕事とプライベートが分けづらくなってしまう
面と向かって話すよりも、確かに話しやすいというメリットはあるものの、あまり頻繁にやり取りをしていると、プライベートと仕事の区分けがしづらくなります。
会社の外にいても会社の人と繋がっているようで、仕事が終わっても、なんだか開放感を感じられなくなってしまいそうです。
夜間、休日にラインがくる
会社を一歩出たら仕事のことなんて考えたくない！という人も多いと思いますが、急ぎでもないのに、終業後や休日にくる上司からのラインほど面倒なものはありません。
それ、今聞くこと？と思うような内容が来ると、答えたくない、しかし上司からのラインを放置するわけにもいかないと、受け取った側が悶々としてしまいます。
情報漏洩の危険性がある
ラインはアカウントの乗っ取りなどの問題も起きています。
万が一、何かのトラブルに巻き込まれて、会社の情報が漏洩したら大変なことになるでしょう。
会社の機密事項に関することをやり取りしてはいけないのはもちろんのこと、特に、メールアドレスや電話番号など、個人情報のやり取りはしないように気をつけてください。
長文は読みづらい
ラインの特徴は、チャットですから、会話の流れがわかりやすいことと、スタンプで気持ちを表現できること。
友達や家族とやるには楽しいアプリです。
しかし、仕事となると伝達事項が一言では終わらないことも多いものです。
ラインは長文だと非常に読みづらく、大事な内容もどんどん流れていってしまいます。
仕事のやり取りをするなら、ラインよりもメールの方が適しています。
めんどくさいラインは4つの対処法でさらっとかわす！
業務時間外に連絡が来ると、放置してもいいのか、やはり返事をすべきか、迷うと思います。
そんな面倒なライにはこのように対応してください。
業務時間外のラインには対応しなくても良い
仕事をしなければいけないのは、就業規則で決められた時間内です。
業務時間外の連絡は、ラインに限らず、電話でもメールでも、労働基準法違反となります。
ですから、それが上司からのラインだとしても、基本的には対応する必要はありません。
もし上司が「なぜ返信をしないんだ！」などを強要してきた場合には、それは「業務」にあたり、時間外に違法に労働させたことになります。
上司はうっかり法令違反をしないように気をつけるとともに、部下としても返信する義務はありませんので、堂々と放置しても構いません。
通知は切っておこう
ラインの通知が来る時になってしまうので、思い切って通知は切ってしまいましょう。
家族や友達からの緊急の用事であれば電話が来ると思いますし、通知を切っておいても困ることはないでしょう。
仕事の要件は会社のメールか電話でお願いしますという
仕事の話に、プライベートのスマホは使わないようにしていますので、用事がある時には会社のパソコンメールか電話の方にお願いしますといっておきましょう。
取引先などの相手で、ストレートに伝えづらい時には、「プライベートの用件と混ざって見落としてしまうと申し訳ないので」と、やり取りはあくまでも会社メールか電話でさせてもらいたい、と伝えれば大丈夫です。
ラインは入れていませんという
ラインを送られるのが面倒だと思ったら、「アプリを入れていません」と言っておくのも一つの方法です。
なぜかみんなが入れているもの、と思っている人がいますが、実際には利用していない人だってたくさんいます。
仮にラインを入れるように言われたとしても、「もう容量がいっぱいなのでアプリがこれ以上入れられない」と断りましょう。
改めておさらい！仕事ラインの基本のマナー
もしかしたら、自分が送っているラインも「うざい」「マナー違反」と思われているかもしれません。
会社関係のお付き合いと友達付き合いは違います。
自分が何気なく送ったラインがマナー違反になっていないか、改めて見直してみてください。
時間外に送らない
基本中の基本。時間外に、仕事関係の人にラインを送るのはやめましょう。
プライベートなことであっても、よほど仲が良くない限りやめたほうがいいです。
どんな用件であっても、迷惑がられます。
既読スルーにしない
友達であれば、「ライン見たけど返信する時間がなくて」と言い訳もできますが、仕事関係となるとそうはいきません。
業務時間内のラインであれば、特に「返信はいらない」と書いてある以外は、必ず返信をするようにしましょう。
謝罪はラインでしない
仕事でミスをした時など、ラインで謝るようなことはしないでください。
誠意がないと思われてしまいます。
謝る必要がある時には相手のところへ出向くのが基本ですし、それがすぐにできない時にはまず電話をかけるのが筋というものです。
ラインで「申し訳ございませんでした」と言われても、謝罪の気持ちが伝わってこないでしょう。
スタンプで済ませない！
友達だったら、返信をスタンプで済ませても問題はありませんが、仕事関係の人にスタンプはどうでしょう。
電話で答える時に、「オッケー！」なんて答えませんよね。それと同じことです。
真剣味が足りないと思われてしまいますし、ラインはあくまでも情報伝達のツールの一つに過ぎないということを忘れないようにしましょう。
まとめ
仕事関係の人と一切SNSで繋がりたくない、という人もいるかもしれませんが、ラインのようにここまで浸透してしまっているツールですと、そうもいっていられない場合があります。
うまく使えば便利なツールですし、面と向かって話しづらいことも、ラインなら言いやすいという側面もあります。
ただし、業務時間外まで対応する必要はありませんので、もし上司からラインが来ても、放置しておいて大丈夫です。
面倒な人はさらっとかわすとともに、自分もマナー違反をしていないか、注意して使いたいものです。
スマホの向こう側には、生身の人がいるということを忘れないようにしましょう。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。