仕事でトラブルが起きた！
そんな時は落ち着いて対処することが大切です。
しかし自分がトラブルを招いてしまった！と思うと慌ててしまい、一人で対処してしまおう、周りに知られないうちに何とか丸く収めてしまおうと思いがちです。
しかしそれは逆効果になります。
トラブルが起きた時こそ、仕事の基本である「報・連・相」が大事ですし、周りの協力も不可欠です。
そこで今回は、トラブルが起きた時の正しい対処法と今後同じようなトラブルを招かないための予防法についてお話しします。
Contents
仕事でトラブルが起きた時に大切な4つの対処法
仕事にトラブルはつきものです。
全くトラブルを起こさない人はいません。
だからこそ、トラブルが起きた時にどう対処するかということが大切なのです。
トラブルが起きた時には仕事の基本である「報・連・相」と再発防止策を考えることが必要です。
順を追って説明しましょう。
1.まずは報告と相談
まず、トラブルが起きたとわかった時点で、今自分が把握している事実を整理して、上司に報告・相談をしましょう。
自分がトラブルを起こした時は、誰しも隠したくなるものです。
できれば周りに知られないうちに対処できたら、と思うものでしょう。
しかしトラブルを隠すことはさらに傷口を広げる可能性があります。
逆に、自分では「大変なことをしてしまった」と思っていたことが、上司に話してみたら大したことはなかった、ということもあり得ます。
とにかく、自分一人では適切な解決策が見出せないことも多々ありますので、まずは事実を包み隠さず報告し、指示を仰ぐべきでしょう。
隠していてトラブルがさらに大きくなった場合、余計に怒られることになりますから、そうならないためにも迅速に報告をすることが大切です。
2.心から謝罪する
仕事でミスをするのは仕方のないことですが、トラブルを起こしたことで少なからず周りに迷惑をかけてしまっています。
どんな理由があるにせよ、まずは心から謝りましょう。
たとえ「私だけが悪いんじゃない」という気持ちがあったとしても、迷惑をかけたことは事実。
トラブルを起こしたことに対しては真摯に向き合い、まずは謝罪の気持ちを表すことが非常に重要です。
周りの人も仕事のトラブルくらいであなたを責めようなんて思っていません。
しかし言い訳がましいことを言われてしまったらどう思うでしょうか。
力を合わせて解決しようとしているのに、協力しようと思う気持ちが失われてしまわないでしょうか。
たとえどんな理由があったとしてもまずは誠心誠意、謝ることが大切です。
3.協力しあって解決する
どのようなトラブルであっても、互いに協力をして解決していくことが最優先です。
自らがトラブルを招いた場合には率先して動き、ミスを取り返す気持ちで頑張ってください。
人任せにしていたら「反省していないのでは」と思われてしまいますし、自らが解決に関わっていないと、このようなトラブルにはどのように対処すればいいのか、ということもわからずじまいになってしまいます。
この経験を今後に活かしていくためにも、積極的に動いてください。
自ら動いている姿勢が見られれば、周りの人も快く協力してくれるはずです。
また、他の人のミスであったとしても、こういう時こそ「お互い様」の気持ちでできる限りのサポートをしてください。
4.再発防止策を考える
トラブルは解決したら終わり、ではありません。
むしろ大事なのは解決した後です。
・なぜこのようなことが起きたのか原因を考える
・原因がわかったら防ぐ手立てを考える
ここまでしっかり考えることが正しいトラブルの対処法です。
再発防止策をまとめたら、チームで共有するようにしましょう。
今回はたまたまあなたがトラブルを起こしてしまったかもしれませんが、同じことを他の人がしないとも限りません。
また、共有することで「ここはこうした方が良いのでは？」と新たな視点に気づかせてもらうこともできます。
再発防止策のブラッシュアップにもつながるので、是非チーム全体で話し合ってみてください。
仕事のトラブルを防ぐ7つの方法
1つ1つのトラブル対策については、その都度防止策をまとめていく必要がありますが、トラブル全般については以下のようなことに気をつけておくと、小さなミスを防ぐことができるでしょう。
1.体調管理は万全にしておく
疲れが溜まっているときは、つまらないミスをしてしまいがちです。
社会人として、体調管理も仕事のうちですから、疲れがたまらないようにしっかりと休養を取りたいものです。
残業ばかりでなかなか休めないという人も多いと思うのですが、食事の栄養バランスに気を配ったり、休日には好きなことをしてリフレッシュしたりと自分なりに体調を整える工夫が大切です。
2.適宜休憩を取る
長時間続けて仕事をしているのもよくありません。
人の集中力はそれほど長く続きませんので、適宜休憩をとって頭をリフレッシュすることが大切です。
東京大学の池谷裕二教授が中学生を対象に、ベネッセコーポレーションと共同で行った実験によると、休憩を挟みながらの15分×3（計45分）の学習の方が60分続ける学習よりもスコアが良かったそうです。
60分グループの方は40分あたりで集中力が急降下したそうです。
この実験は対象が中学生であり、大人とそのまま比べることはできませんが、長時間続けて集中しようとするよりも、間に休憩を挟んだ方が脳のリフレッシュにつながり、効率的に頭を働かせることができるであろうということがわかります。
そうはいっても仕事中に15分ごとに休憩するわけにもいきませんので、せめて1時間に1度、5〜10分程度の休憩を取り疲れを溜めないようにすることで、頭がスッキリして仕事に集中できるでしょう。
しっかり集中して仕事ができれば、ミスを少なくすることができます。
3.仕事の環境を整えること
乱雑に散らかったデスクは間違いを起こす要素が詰まっています。
書類が散らかっていたり、どこに何があるかわからないようなデスクでは集中して仕事をすることができません。
もしデスクが散らかっているなら、きれいに片付けてみてください。
スッキリと環境を整えるだけでも集中力は高まり、ミスを減らすことができるでしょう。
4.必ず復唱する
仕事を指示された時に、一度やったことがある仕事や慣れている仕事だと「こんな感じでやればいいな」と細かいところまで確認せずに手をつけてしまいがちです。
しかしその確認不足が、大きなトラブルを招くこともあるのです。
・聞き間違いはないか
・期限はいつか
・考えている方向性に間違いはないか
これらを確かめる意味でも、必ず復唱して内容を確かめましょう。
そうすることでうっかり小さなミスを防ぐことができます。常に丁寧に仕事にかかるよう、心がけることが大切です。
5.勝手な判断はしないこと
仕事に取り掛かる前に確認をしたつもりでも、いざ始めてみるとわからないと思うことが出てくるのはよくあることです。
しかし上司に質問しようにも忙しそうにしているのでなかなか聞けないというときがありますよね。
そんな時は「お忙しいところ申し訳ありませんが、一つ確認させてください」と声をかけましょう。
仕事の質問なのですから、上司は忙しくても対応してくれるはずです。
もしわからないまま進めてしまうと、方向性を間違えて大きなトラブルにつながることもあります。
それを防ぐためには、小さなことでも疑問に思ったことは質問し、確認しながら進めていくことです。
自分勝手な判断で仕事を進めないように気をつけましょう。
6.あれこれと一人で抱え込まないこと
先輩から仕事を頼まれていたのに、上司からも頼まれてしまった。
複数の人から同時に仕事を頼まれてしまうこともよくあることです。
しかし一人で抱え込んで一度に全てをこなそうとすると失敗が多くなります。
あれもこれもと同時にこなすのは限界がありますので、仕事に優先順位をつけて一つずつこなしていくことが大切です。
もし今自分が持っている仕事で手一杯だと思ったら、一人で抱え込むのではなく、周りの人または上司に相談しましょう。
7.「うっかり」を防ぐ工夫をする
一つ一つ丁寧に仕事をこなしていくためには、タスクの管理が非常に重要です。
頭の中だけでやるべきことを管理をするのは、自分が思っている以上にはるかに難しいので、メモ帳にやることを順番に書いておくとか、パソコンに付箋を貼るなど、自分なりの管理方法で仕事を視覚化してみてください。
カレンダーアプリのリマインダー機能を使って、自分自身に注意を促すのもいいですね。
常に仕事の期限や注意事項が目に入る状況を作っておくと、うっかりミスを防ぐことができます。
まとめ：仕事のトラブルは原因を特定して再発を防止することが大事
仕事のトラブルは、どんなに一生懸命やっていても、どんなに仕事ができる人でも起こりうることです。
時間を戻して、ミスをなかったことにすることはできないので、できるだけ迅速に対処することが大切ですし、再発防止策を講じることも必要です。
また、常日頃からトラブルを防ぐための仕事のやり方を意識しておくことです。
人のやることにミスはつきもの。
だからこそ、どうやって予防するかを考えることが重要なのです。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。