仕事が多すぎて終わらない！とキャパオーバーになっていませんか？
毎日、こんなに遅くまで頑張っているのに、どうして仕事が終わらないんだろう、もう心が折れそう…。
キャパオーバーな状態が続くのは、心身ともに壊れてしまう可能性があり、よくありません。
キャパオーバーなのは自分が悪いのか、それともこんなに仕事をさせる会社が悪いのか。
どちらの原因も考えられますが、対処法はあります。
キャパオーバーで辛い、もう仕事なんか行きたくない！と思っている方へ、その状態を脱するための方法をご紹介しますので、上手に仕事量を調節していきましょう。
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仕事がキャパオーバーになってしまう原因
仕事量が自分の処理能力を超えてしまうのには、物理的に仕事の量が多い時もありますし、自分に余裕がなくてキャパシティが小さくなってしまっていることもあります。
一人で持っている仕事の量が多すぎる
今持っている仕事の量は適正でしょうか？
例えば、一つ終わらせるのに3時間かかる仕事があったとします。
これを、朝3つ指示されたとしたら、普通にやっても9時間必要だということで、その日中には終わらないことになります。
このようなことが、毎日続いていくと、やってもやっても終わらないということになります。
今持っている仕事の量が多過ぎれば、どんなにできる人でもキャパオーバーになります。
頼まれた仕事を全て受けてしまう
人から頼まれると、つい断れずに仕事を引き受けてしまう人も、キャパオーバーになりがちです。
嫌だと言えないので、なんでも引き受けてしまい、「あの人は頼んだらやってくれる」と周囲に思われていることが多いです。
ですから、どんどん仕事を頼まれて、キャパオーバーになってしまうのです。
わからないことを一人で抱え込む
仕事の量が問題なのではなく、進め方に問題があるのかもしれません。
わからないことがあるのに、一人で悶々と悩んで、時間が過ぎていくということはありませんか？
自分では何も調べずに、人に聞いてばかりなのも良くないですが、かといって答えが出るまで悩み続けるのも問題です。
仕事が予定通りに進まないくらい悩んでいるなら、早めに人に相談することを考えたほうがいいでしょう。
勉強不足で知識が足りない
知識がないために仕事がスムーズに進められないこともあります。
つまり、勉強不足だということです。
知っていれば進められるところを、わからないから調べる、その時間がもったいないです。
時間が足りなくて、キャパオーバーになってしまいます。
仕事が遅い、時間をかけすぎ
一つ一つの仕事が丁寧、という言い方もできますが、スピードも大事です。
仕事によっては、6割程度の出来でいいから、とりあえずあげてほしいというものもあります。
この仕事には、どの程度のクオリティを求められているのか、それによってかける手間も考えなくてはいけません。
クオリティばかりを考えてスピードを考えないと、どんどん仕事が溜まっていきます。
疲労が溜まって思考力が鈍っている
睡眠不足などで疲れている時には、処理能力が低下していて、普段ならできることもできなくなってしまいます。
考えがまとまらず、1時間もあればできる資料作成が、2時間、3時間と何倍もかかってしまうこともあります。
心の余裕がない
新しい部署に移った時や大きな仕事を任された時などは、緊張して、「うまくこなさなければ」という気持ちが大きくなってしまいがちです。
そうすると、プレッシャーに押しつぶされて、できることもできなくなってしまいます。
仕事でキャパオーバーしてしまった時の対処法
もうこれではキャパオーバーだ！と感じたら、今すぐなんとかしなくてはなりません。
周囲に迷惑をかけないように、早めに次のことを試してください。
いったん休憩して気持ちを切り替える
うわー、キャパオーバーだ！と焦っても仕方ないです。
まずは落ち着くことが大事です。
気持ちを切り替えるために、場所を変えるというのは非常に有効なので、自席を離れて少し休憩をしましょう。
コーヒーを飲んでもいいし、軽くストレッチをするのも有効です。
気持ちが緊張しているときは、体も緊張していることが多いので、軽く体をほぐすと気持ちもほぐれます。
気持ちが和らいでくれば、次に何をしたら良いか、考える心の余裕が生まれます。
やるべきことの優先順位をつけよう
気持ちが落ち着いたら、まずは、仕事の棚卸をしましょう。
一度、全てを洗い出して、整理してみるのです。
キャパオーバーになっているときは、今やるべきことと、後でもいいことがごちゃまぜになっていることも多いものです。
ですから、緊急性のある仕事とそうでない仕事に分けるだけでも、だいぶスッキリします。
周囲に助けてもらおう
仕事の棚卸をして、今の自分の状態では、どうしてもさばききれないという仕事があれば、一人で抱え込まずに、周囲に相談しましょう。
人に相談することが迷惑だと感じてしまう人もいますが、抱えたまま時間が経つと、余計に迷惑をかけます。
ここまではできるけど、これはできないというラインがわかったら、早めに相談し、助けを求めます。
当然ですが、その時に助けてもらった恩を忘れないようにすることが大事です。
周囲に困っている人がいる時には、積極的に助けられる人になりたいものです。
上司に相談する
そもそも一人でこなすには仕事量が多すぎる！という場合には、仕事の配分がどうにかならないか、上司に相談してみましょう。
上司に、仕事を減らして欲しいと申し出るのは、なかなかできない人もいると思います。
しかし、そのままキャパオーバーの状態を続けても、自分も辛いですし、周りにも迷惑をかけます。
ですから、今もっている仕事量と、自分がこなせる量について、きちんと説明をして理解を得るようにしましょう。
例えば、Aという仕事について、自分だとこのくらいの時間がかかるため、Bという仕事まで手が回らないということを整理して説明すれば、やりたくなくて減らして欲しいと言っているわけではないことはわかってもらえると思います。
仕事のキャパオーバーを未然に防ぐには
キャパオーバーになってから、周囲に助けを求めるよりも、できればキャパオーバーになる前に対処したいものです。
自分ができる仕事量を把握する
人ができることには、個人差があります。
他の人と同じような量をこなせなくても、無理して仕事を抱え込むようなことはしないでください。
自分がどのくらいのことができるのか、正確に把握しましょう。
もし与えられた仕事が、明らかにキャパオーバーだと感じたら、受ける前に正直に話し、どのくらいまでならできるのか、相談します。
そうすれば、できない量を抱え込んで、困ることもないはずです。
できないことは断ろう
次々と仕事を受けてしまう人は、その癖をなくしましょう。
そのためには、今何をしているのかを常に整理し、自分の「余力」を把握しておくことです。
そうすれば、この仕事は受けられる、これはキャパオーバーになるということが、受ける前にわかるはずです。
受けられないと思ったら、申し訳ないですが、今回は勇気を出して断りましょう。
キャパオーバーの前兆を知る！
人は疲れてくると、ケアレスミスが多くなります。
資料を作っていても、誤字脱字に気づかないなど、ちょっとした間違いが増えます。
人によっては、朝、会社に行きたくないなと思ったり、体がだるくなったりすることもあるでしょう。
そのような、自分のキャパオーバーの兆候を知っておくと、その前に少し息抜きすることができます。
このままではキャパオーバーになりそう！と思ったら、休みを取ったり、仕事量を調節したりして、キャパオーバーを防ぎましょう。
疲れすぎないようにしっかり休む
疲れは、溜まってからなんとかしようとしても、なかなか解消できません。
ちょっと疲れたなと思ったくらいのところで、しっかり休憩しておくことが大事なのです。
仕事のクオリティを下げないためにも、休むことも仕事のうちだと思って、睡眠をしっかり摂るようにしましょう。
まとめ：仕事のキャパオーバーには早めに対処！予防することも大事
もうこれ以上は無理だ！と思ったら、我慢しないで早めに対処することが大事です。
一刻も早く仕事の整理をして、できないと思ったことは、周囲に助けを求めましょう。
また、疲れすぎたり、仕事を抱え込みすぎたりしないように、キャパオーバーを予防することもとても大切です。
体調管理をしっかりして、必要以上に仕事を受けないようにしましょう。
どんな時にキャパオーバーになりそうか、自分の兆候を知っておくと、早めに対処できます。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。