仕事の悩み

仕事がわからない!辛い状態を脱するために取るべき行動

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仕事が「わからない」状態では、何をすべきなのか、どう動くべきなのかもわからず、仕事ができない自分や周囲へ迷惑をかけているという気持ちから、精神的に辛くなってしまいますよね。

仕事がわからない原因は、自分の仕事のやり方に問題がある場合と、上司の指示出しに問題がある場合の2パターンが考えられます。

どうすれば仕事がわからない状態から抜け出すことができるのでしょうか。

ここでは、仕事がわからず辛い人のために対処法をご紹介しています。

悩んでいるという人は、ぜひ対処法を試してみましょう。

Contents

「仕事がわからない」状態は改善できる?

「仕事がわからない」状態は改善できる?

「仕事をしていてもわからないことだらけ…」という人は、以下のことができていない可能性があります。

  • メモをしているが役に立っていない
  • 質問のしかたに問題がある
  • 仕事の進め方に問題がある

まず、メモを取ってもメモの内容が理解できなければ意味がありません。

また、メモの内容を見返すことがなかったり存在を忘れていることもあるでしょう。

また、質問する際にも、ただ「わからない」では相手はどこまで説明すべきか困ってしまいます。

仕事が遅い、周りからすぐにフォローされてしまうので肩身が狭いと感じるのであれば、仕事の進め方に問題があるでしょう。

これらを1つずつ改善することで仕事を理解でき、格段にやりやすくなります。

では、次にこれらの具体的な改善策を見ていきましょう。

自分で実践できる「仕事がわからず辛い」場合の改善策①メモの取り方

自分で実践できる「仕事がわからず辛い」場合の改善策①メモの取り方

仕事を理解するにはメモが不可欠。

そこで、「役に立つメモ」にするための取り方を覚えましょう。

役立つメモにするための方法はこちら。

  • 手書きでメモを取る
  • メモの日時や状況を書く
  • メモはひとつにまとめる
  • メモ中は無理に漢字を使わない
  • 色分けしながらメモをする
  • 追加で記入できる余白を残す
  • メモを見返すクセをつける

これらを1つずつ説明していきます。

メモは手書きで取る

アナログなやり方から離れようとして、メモをスマホやタブレット、PCなどで取っていませんか?

デジタルでメモを取ると、自分が見やすいように整理することができず、ただの箇条書きになってしまう可能性があります。

口頭で教えられていることは、急いでメモを取らなければいけないので、端的に見やすく書く必要があり、アナログの方が図や表などをサッと書けるため情報を詰め込みやすいのです。

文字はキレイに書く必要はありませんが、後から見返して読める文字を書きましょう。

メモする時に日付や状況を書く癖をつける

さまざまなことをメモしていると、「これいつのメモだっけ?」ということが起こります。

このようにならないために、「◯月△日□□さんからの××の指示」といったように日付や何に対するメモかがわかるように記載しておきましょう。

メモはひとつにまとめる

メモを取ったのに、どこにあるかわからなくなったという経験はありませんか?

それではメモの意味がありません。

メモが手元にない場合は別のところに書いてもいいですが、メモ用のノートやバインダーを用意しておき、メモした紙を貼ったり書き写しましょう。

メモ中は無理に漢字を使わない

漢字をちゃんと使って書こうとすると、時間をロスしてしまいます。

特に口頭で話されていることをメモする場合、メモが間に合わなくなることも。

画数の多い漢字は無理せずひらがなで書いてしまいましょう。

色分けをしながらメモする

タスクの期日や重要なポイントなど、大切なことは色を分けて書いたり、赤線を引くクセをつけましょう。

そうすることで見落としがなくなります。

ただし色はたくさん使えばいいというものではありません。

色がありすぎると何が重要なのかもわからなくなるため、3色ボールペンがあると適度に色分けができるので便利でしょう。

色分けはルールを作るようにしてください。

例えば、

  • メインは黒で記入
  • 重要なものは赤で記入
  • 自分の考えやアイデアは青

といったように分けるとわかりやすくなりますよ。 

追加で記入できる余白を残す

メモをしたところにさらにメモを追加したいけれど、余白がなく書き込めないということがないように、メモの下などに余白を作っておきましょう。

別の紙に書いてもいいかもしれませんが、情報を整理しにくくなってしまいます。

「紙がもったいない」と思わずに、書き足せるだけのスペースを開けておくことが、メモを整理しやすくするカギですよ。

メモを見返すクセをつける

メモをしても見返さなければ意味がありません。

メモを見返すクセをつけるために、1日の終わりにメモした内容をあらためて整理し直してみましょう。

読みにくいところや、ひらがなを漢字に直すなど、見やすく整理することでよりメモの内容を理解できます。

そうしておくと、後から見返した時にも役立つメモとなるでしょう。

自分で実践できる「仕事がわからず辛い」場合の改善策②質問のしかた

自分で実践できる「仕事がわからず辛い」場合の改善策②質問のしかた

質問は、ただ聞けばいいというものではありません。

質問上手になることで、聞かれた相手に負担をかけず、仕事の理解力も上げることができます。

質問のしかたはこちら。

  • 教えてもらうという姿勢を見せる
  • 質問はクローズドクエスチョンにする
  • あらかじめメモを用意しておく
  • 説明されたことを言い換えてみる
  • ネガティブな反応を返さない

これらを1つずつ説明していきます。

教えてもらうという姿勢を見せる

例えば、あなたが質問をされた側だとします。

質問に答えているのに相手がこちらを見ずに、相槌も打たないでぼんやりとしていたらどうでしょう。

「ちゃんと聞かないなら、質問してくるな!」と思いませんか?

当たり前のことですが、こちらから質問をするのですから、相手の方を向いて顔を見ながら話を聞きましょう。

質問はクローズドクエスチョンにする

質問には、

  • オープンクエスチョン
  • クローズドクエスチョン

の2つがあります。

オープンクエスチョンというのは「相手に答えを教えてもらう」質問、クローズドクエスチョンは「相手に判断や確認をする」質問です。

例えば資料の作り方に悩んだ場合、オープンクエスチョンで質問をすると、

「どうやって作成すればいいですか?」

という非常にアバウトな質問になってしまいます。

しかし、クローズドクエスチョンにすると

「〈A〉のような進め方で作成しようと思いますが、問題ないでしょうか?」

「〈A〉と〈B〉、どちらの方法で作成すればよろしいでしょうか?」

といったような、相手が一言で返せる質問となるのです。

オープンクエスチョンの場合は相手に答えを丸投げしていますが、クローズドクエスチョンの場合は、自分である程度考えてから指示を仰いでいます。

そうすることで仕事への理解も深まりますし、質問する相手へ「仕事の意欲」を見せることもできるのです。

しかし、オープンクエスチョンでしか聞けない質問もあります。

その場合は、ただ「どうすればいいのか」を聞くのではなく、5W1H(だれが・どこで・いつ・なにを・なぜ・どのように)を含めながら、質問の内容をはっきりさせましょう。

あらかじめメモを用意しておく

質問に答えてもらっている時に、「あ!メモしなきゃ」と思ってからメモを探すのでは相手の時間をさらに奪ってしまいます。

質問をするなら、すぐにメモが取れるように用意しておきましょう。

説明されたことを言い換えてみる

説明されたことを別の言葉や状況に置き換えて確認すると、説明の内容をより理解できるようになります。

例えば、

「ここでは〈A〉を使ってね」

「ということは、〈B〉の場合も〈A〉を使うのでしょうか。」

というように、別の角度から質問をすることで間違った認識を防ぐことができます。

ネガティブな反応を返さない

せっかく説明しているのに、「それはやらなければいけないことなのですか?」などネガティブな反応をするのはやめましょう。

作業に疑問があるのであれば、「ここはこのようにやれば、この作業を省いても大丈夫ですか?」などといった確認をしてください。

理解しきれない場合も「このように理解しているのですが、合っていますか?」と聞きましょう。

自分で実践できる「仕事がわからず辛い」場合の改善策③仕事の進め方

自分で実践できる「仕事がわからず辛い」場合の改善策③仕事の進め方

仕事の進め方は、事前に整理することが大切です。

事前の整理をしておくことで、漏れなく効率的に仕事を進められるようになります。

仕事の進め方はこちら。

  • 期限を確認する
  • タスクをリストアップする
  • 優先順位でタスクを整理する
  • デジタルで管理する

これらを1つずつ説明していきます。

期限の確認をする

仕事には期限があります。

その期限を確認していないと、仕事の優先順位をつけることができず効率が落ちたり、「あの仕事はもう終わったの?」と確認されて慌ててやることになるなど、追い込まれてしまう可能性があります。

もしも、仕事を任されたときに期限を言われなくても、こちらから確認をしましょう。

また、期限を確認してスケジュールを立てる場合には、ギリギリに終わるように予定を組むのではなく、余裕ができるようにしておくのがオススメです。

そうすれば、何かミスがあっても手直しをする時間を確保できますよ。

タスクをリストアップする

期限までに仕事を終わらせるために、何をするべきなのかタスクをリストアップしましょう。

頭の中で思いついたことから手をつけていては、効率が落ちますし、抜けが出たりミスの原因となります。

また、リスト化することで、どのように仕事を進めていくべきなのかが可視化されるので、頭の中も整理しやすくなるでしょう。

優先順位でタスクを整理する

タスクのリストアップができたら、優先順位でやるべきことを並べ替えましょう。

重要度の高さや、期限までの日数などでやるべきことを順に決めていきます。

こうすることで、あらためて期限を確認することができ、作業効率も上がるでしょう。

デジタルで管理する

「メモはアナログで」と説明しましたが、タスク管理やスケジュール管理はデジタルがオススメです。

例えばスマホやタブレットで、

  • ToDoリスト
  • カレンダー
  • 顧客情報管理

などのアプリを使うことで、通勤中や外出中にもやるべきことを確認できます。

仕事の期限はカレンダーで念のためリマインド設定しておき、ToDoリストにそって仕事を進めていくといいでしょう。

ただし、便利そうだからとあれこれビジネスツールアプリを入れていては、情報が分散してしまう可能性があります。

使用するアプリは厳選してください。

「仕事がわからず辛い」状態を抜けるためにやりがいを見つける方法

「仕事がわからず辛い」状態を抜けるためにやりがいを見つける方法

仕事がわからなくて辛いと感じている人の中には、仕事への意欲がなくなってしまっている人も多いでしょう。

ここまで仕事がわかるようになる改善策をご紹介しましたので、次に改善しながら仕事を楽しむためのやりがいについて説明していきます。

当事者意識を持つ

当事者意識を持つことは、やりがいを見つける前の大前提。

仕事に対してどこか他人事だと、仕事へのやる気は起きないでしょう。

自分の仕事は、少なからず会社に影響を与えていることを自覚してください。

当事者意識を持てば、仕事に対して責任があることを理解できます。

責任を持ちながら自分なりに考えたり勉強しながら仕事をすることで、自分の成長につながるでしょう。

仕事への理解を深める

自分の会社はどのようなことをやっているのか、自分の部署はどのような役割を担っているのか、それらを詳しく説明できるでしょうか。

また、自分の部署がおこなっている仕事ひとつひとつを理解できているでしょうか。

自分の目の前の仕事だけでなく、全体的な仕事への理解を深めることで、見えてくるものは変わります。

ただ与えられた業務をやらなければいけないと思うと苦痛になりますが、「自分のこの仕事が、このように役立つ」など理解できればやりがいになるとは思いませんか?

あらためて仕事への理解を深めるために、勉強をしてみましょう。

そうすることで、仕事がわからないということも解消できるかもしれません。

目標を設定する

ただ漠然と仕事をしていては、何も面白みがありません。

目標がないとモチベーションも上がらず、仕事効率も落ちてしまう原因となります。

短期、中期、長期で目標設定をして、目標に向かって突き進んでみましょう。

目標の内容は収入アップでも、仕事のノルマ達成などでもOK。

例えば、「2年後までに年収を50万円アップさせる」という長期目標を立てたとします。

そのために「3ヶ月でノルマを超える売り上げの達成」という長期目標に繋がる中期目標を立て、「1週間で◯件アポイントを取得」といった中期目標に繋がる短期目標を立てましょう。

短期、中期目標は、最終的に長期目標を達成するための目標です。

どのようにすれば長期目標を達成できるか、道すじを頭に思い浮かべながら、達成可能な目標を立てましょう。

「仕事がわからない」のは自分のせいじゃない可能性も

「仕事がわからない」のは自分のせいじゃない可能性も

仕事が分からない原因は、必ずしもすべて自分にあるとは限りません。

ここからは、自分が原因でない場合はどうすべきかを説明していきます。

上司の指示出しに問題がある場合も

株式会社ネオキャリアの「仕事での怒り」に関する調査によると、「仕事において、どのシーンで怒りを感じるか」という質問では、「上司の指示・対応が理不尽なとき」という回答が1位となりました。

上司全員が的確に指示を出せるとは限りませんし、「指示が曖昧で理解できない」「言っていることが昨日と違う」といった人もいるでしょう。

そんな状況にある場合は、仕事ができないのは上司の指示出しに問題がある可能性が大です。

指示出しが適当な上司には聞き方を工夫しよう

指示出しがアバウトな場合にこそ、メモを取りましょう。

自分なりにメモを頼りに整理して、あらためて疑問点を確認します。

このときにできる限り「〈A〉で合っていますか?」「これは〈A〉でしょうか、〈B〉でしょうか」といったように、クローズドクエスチョンにすることが望ましいでしょう。

オープンクエスチョンをする場合は、適当な返しをされないためにも、

  • だれが
  • どこで
  • いつ
  • なにを
  • なぜ
  • どのように

の5W1Hがはっきりしている質問をしましょう。

質問をしてもまともに返答してもらえない場合は?

質問をしたら「そんなこと自分で調べろ!」と言われたので、次は自分で調べていたら作業が滞り「わからないならなんで聞いてこないんだ!」と言われるなど、言っていることが二転三転する上司もいます。

そこで笑ってやり過ごせる人であれば、そんな上司でもうまく付き合っていけるのかもしれませんが、おそらくこの文章を読んでいる人は「仕事ができるようになりたい」と考えているまじめな人だと思いますので、上司の言うとおりにできない自分を責めてしまうのではないでしょうか。

どうしても上司に耐えきれない場合は、上司よりさらに上の上司に相談したり、配置換えや転職を視野に入れてみましょう。

我慢をし過ぎてしまっては、うつ状態になってしまいかねません。

無理を重ねてしまわないように気をつけましょう。

まとめ:「仕事がわからなくてつらい」状態からは抜け出せる!

まとめ:「仕事がわからなくてつらい」状態からは抜け出せる!

仕事がわからなくて辛いとき、自分に原因がある場合は仕事のやり方を変える必要があります。

仕事がわからない状態というのは、説明されたことが理解できていない状態です。

そのため、考えられる対処法は、

  • 役立つメモの取り方を覚える
  • 質問の仕方を工夫する
  • 仕事を進める前に整理をする

このようなことを試してみましょう。

メモや質問1つでも、やり方を変えるだけで理解の深まり方は格段に変わります。

また、仕事のモチベーションが下がってしまっている場合には、仕事を他人事とは思わずに当事者意識と責任を持ち、勉強するなど仕事への理解を深めてみましょう。

目標を設定するのもオススメです。

そうすることで仕事への意欲が増して、「辛い」と感じることを減らせるでしょう。

しかし、仕事がわからない原因が必ずしも自分にあるとは限りません。

上司の指示出しが曖昧で合ったり適当なため、理解できないという場合もあります。

そんな時は、曖昧な指示でもメモをしっかりと取り、自分なりに整理して質問をまとめてください。

あらためて質問をする時は、可能な限りクローズドクエスチョンにすることで曖昧な返答を防ぐことができます。

言うことが変わる上司や高圧的な上司に耐えられない場合は、さらに上の上司に相談したり、配置換えや転職も視野に入れて考えてみてください。

この記事の監修

一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文

1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。

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