何も考えず、計画も立てず、行き当たりばったりで仕事に手をつけても、決してうまくいきません。
スムーズに進めるためには、準備が必要なのです。
その事前の準備こそ、段取りと呼ばれるものです。
仕事は段取りが全てです。段取りさえ上手くできれば、8割がたうまくいったようなもの。
段取り上手は仕事上手です。今回は、段取り上手になるための方法をご紹介します。
段取りって何？なぜ仕事に段取りが必要なのか
仕事の段取りを考えたことのない人にとっては、段取りって何？どうやって考えればいいの？という状態でしょう。
まずは、段取りとはどういうものか、なぜ段取りをする必要があるのかについてお話しします。
段取りとは地図のことである
知らないところに行くためには、地図が必要です。
それと同じで、仕事も、目標を達成するための「地図」が必要なのです。
その地図を、段取りといいます。
ちなみに、スケジュールは段取りと似たような意味で使われますが、少し違います。
- 段取りとは物事の手順、順序のこと
- スケジュールとはあらかじめ具体的に立てられた予定、計画、日程、または日程表
（小学館：現代国語例解辞典より）
まず、大まかに地図を描いて道筋を決めることが段取り、具体的にいつ何をするかを考えたものがスケジュールです。
この2つはセットで考えます。
段取りをした方がスムーズに進む
段取りをしないで仕事を始めるとどうなるか、まず、今の仕事をどうやって、どのくらいで終わらせればいいかが頭に入っていないので、無駄に時間がかかってしまうのです。
きちんと段取りをしておけば、手順が頭に入っていますし、目標までの道のりがわかっています。
途中で、「あ、これ忘れてた」というようなうっかりがありません。
次に何をすべきかがわかっているので、サクサクと仕事も進んでいくのです。
突発的なことにも対処できる
仕事には突発的なトラブルがつきものですし、あまりギチギチと予定を組んでしまうと、不測の事態に対応できません。
段取りが上手な人は、最初から100%の段取りは作らないもので、「余白」を持たせています。
8割程度の段取りを考えてみて、予定通り進まなかったらどう修正するか、ということも考えています。
地図があれば、「この道を行こうと思っていたのに通行止だ。じゃあこちらの道から行こう」と方針転換できると思いますが、それと同じことです。
大まかな流れが頭に入っていますので、「今ここでこの仕事が発生してしまったから、午後の仕事は明日に回そう」など、臨機応変に対応できるのです。
真似しちゃいけない！段取りが下手な人の仕事のやり方
段取りをしていない、もしくはしているつもりでできていない人には、このような問題点があります。
行き当たりばったりで仕事を進めてしまう
もうこの仕事は慣れているから大丈夫、と何も段取りをせずに仕事に取り掛かります。
慣れていることと、段取りが出来ていることは違います。
慣れているというのは、自分の目線でしか仕事を考えていませんが、段取りというのは、どのくらいで終わるのか、納期など時間的なことも考えて仕事を進めることです。
目標から逆算して予定を立てていないため、不測の事態に対処できず、納期に間に合わないこともあります。
周りの人とコミュニケーションが取れていない
段取りが下手な人は、視野がとても狭くなっています。
予定を立てることがあっても、自分の予定しか考えてないので、周りが見えなくなっているのです。
自分の世界だけで仕事をしていることが多く、必要なコミュニケーションが取れていません。
周りの状況が把握できていないので、突発的なことに対応できず、ミスが多くなってしまいます。
段取り上手は実践している！6つの方法で仕事がサクサク進む
では、仕事で段取りを決めることが上手になるためにはどうすればいいか、それには6つのポイントがあります。
いくつか方法を考えて最善のものを選ぶ
山に登るために行くつかルートがあるのと同じように、目標を達成するためにもいくつか方法があるはずです。
その中で、最も時間をかけず、最も良い結果を生み出す方法はどれか？ということを考えて、大まかな方針を決めます。
目標と期日から逆算してスケジュールを立てる
この方法で行こう！と大まかな方針を決めたら、次は「自分はいつまでに何を成し遂げるべきか」を考えます。
ゴールをきちんと決めておかないと、地図が描けないからです。
目標を明確にした上でスケジュールを立てます。
例えば5月末までに納品と言われたら、どんなに遅くともその前日には仕事が仕上がっていなくてはなりません。
仕事を依頼されてから、納期の前日までに何日あるのか、それを元にスケジュールを立てますが、大事なのは期日（目標）から逆算して考えることです。
現時点から予定を立てていくと、今できることから考えて期日までに納品できればそれでいいという思考になりがちです。
途中で何かトラブルが起きた場合に、目標が達成できない可能性もあります。
しかし逆算の考え方ですと、少し目標を高めに、納期の2日前までには仕上げようなど、スケジュールにも余裕を持って考えることができます。
その高い目標から遡りながら、今できることを考えるので、仕事の精度もレベルも自然と高くなるのです。
優先順位を決めて仕事を分類する
仕事は常に1つとは限りません。
いくつもの仕事を並行してこなしていることが多いでしょう。
その中で、今どれを優先させなければいけないかは、状況によって違ってきます。
今日何をやるべきか？が常に頭に入っているようにすることが大事なので、段取りを決めるときに、
- 緊急かつ重要な仕事
- 急ぎではないけれど重要な仕事
- 急ぎではないので優先度は低い仕事
というように、仕事の分類をしっかりしてください。
そうすると、今やるべきことの序列が頭の中にできて、どれから手をつけたらいいかという迷いがなくなります。
常に自分が抱えている仕事の全体像を把握しておくことが大切です。
具体的な行動計画に落とし込む
仕事の全体のスケジュールができたら、実際に何をすればいいのか、具体的な行動計画を立てましょう。
- いつまでに何をするか
- その中で絶対に遅れてはならない作業は何か
- 誰かに頼まなければいけないことはないか
など、行動の計画を立て、その都度実行できているかどうか確認するようにしてください。
予定はその通りにいかないものと心得る
どんなに綿密に段取りやスケジュールを考えても、なかなかその通りにはいかないものです。
必ずトラブルが起きますし、思った通りには進みません。
これがうまくいかなかった場合にどうするか？代替案を考えたり、途中で方針を変えることも必要です。
うまくいかないことを前提として段取りを考えておきましょう。
遅れる人のことも考慮する
会社の仕事は一人でやっているわけではありません。
自分がきちんと段取りをして、仕事を進めている中でも、同じチームの人の仕事が遅れている、頼んだ仕事が決めた期日までに上がってこないということはよくあるものです。
ですから、最初から仕事が遅れる人がいる、ということを考慮して段取りを決めます。
遅れなければ儲けものですし、遅れても想定の範囲内なので、どこかで軌道修正ができるでしょう。
まとめ
とにかく早く手をつければ、目の前の仕事が早く終わるのでは？と考えがちですが、そうではありません。
最初の段取りの段階である程度時間をかけ、きちんと予定を組むことで、仕事がスムーズに進むようになるのです。
仕事を早く終わらせたいなら、段取り上手を目指しましょう。
そして、常に今どの地点にいるか、目標までの距離はどのくらいか、地図を見て現在地を確認するのと同じように、常に仕事の進行状況を確認するようにします。
そうすれば、あなたの仕事は劇的にスムーズに進むようになるでしょう。
一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事
堀内 博文
1990年、高知県生まれ。
若手起業家、または起業を目指す 20 代を中心に、ビジネスでの結果を約束する Result Business Producer として活躍していたが、『自分の命の使い道』を『人を目覚めさせ本来の在るべき真の姿に導くこと』と定め、現在は一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事としてさらに活動の場を大きくしている。